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Weniger Dokumentationsaufwand. Mehr Fokus auf Ihre Patient:innen.
Der KI-Doku-Assistent ist vollständig in Elefant integriert und unterstützt Sie dabei, therapeutische Gespräche sicher zu transkribieren, strukturiert zusammenzufassen und als Grundlage für Ihre Sitzungsdokumentation zu nutzen. Ihre Daten bleiben dabei geschützt, und Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über die Inhalte.
Vollständige Sitzungsdokumentation vorbereiten
Gesprächsinhalte strukturiert zusammenfassen
Relevante Informationen schneller wiederfinden
Was der KI-Doku-Assistent kann
Nutzen Sie die KI-Dokumentation für Psychotherapie bequem innerhalb Ihrer Praxissoftware, ohne zusätzliche Tools, dafür mit den hohen Datenschutz- und Sicherheitsstandards von Elefant.
Der neue KI-Doku-Assistent steht Ihnen aktuell direkt in der Dokumentation und mit den folgenden Funktionen zur Verfügung. Entdecken Sie dazu auch unsere praktischen Video-Anleitungen.
Funktion
Die Sitzung wird über das Mikrofon Ihres Notebooks oder ein externes Mikrofon aufgezeichnet und automatisch vollständig transkribiert.
Gut für Sie: Sie können Gesprächsdetails später nachlesen und das Transkript für die weitere Therapieplanung oder zur Prüfung der Zusammenfassung nutzen.
Funktion
Suchen Sie gezielt nach Aussagen oder Begriffen und prüfen Sie diese im jeweiligen Gesprächskontext. Bei Bedarf können Sie die entsprechende Stelle in der Audioaufnahme nachhören.
Gut für Sie: Relevante Informationen finden Sie schneller und können wichtige Aussagen gezielt überprüfen.
Funktion
Auf Grundlage des Transkripts erstellt die KI eine übersichtliche Zusammenfassung der relevanten Gesprächsinhalte. Wählen Sie dafür eine passende Vorlage aus und passen Sie das Ergebnis an den jeweiligen Gesprächsanlass an – zum Beispiel an ein Erstgespräch, eine biografische Anamnese oder ein Angehörigengespräch. Sie können auch eigene Vorlagen erstellen oder die Vorlage nach der Aufnahme wechseln.
→ Zum Video „KI-Zusammenfassung erstellen und Vorlagen auswählen“
Gut für Sie: Sie erhalten schnell eine übersichtliche, auf den Gesprächsanlass abgestimmte Grundlage für Ihre Sitzungsdokumentation.
Funktion
Prüfen und bearbeiten Sie den Entwurf und entscheiden Sie selbst, welche Inhalte in die Dokumentation übernommen werden. Aufnahme, Transkript, Zusammenfassung und Dokumentation bleiben vollständig in den Elefant-Arbeitsablauf eingebunden.
→ Zum Video „Dokumentation prüfen, übernehmen und abschließen“
Gut für Sie: Sie übernehmen nur die benötigten Inhalte und können direkt in Elefant weiterarbeiten – ohne zusätzliche Anwendungen.
Mögliche Weiterentwicklungen ab 2027
Die folgenden Ideen zeigen mögliche nächste Schritte. Welche davon umgesetzt werden, entscheiden wir anhand des Bedarfs unserer Kund:innen, technischer Voraussetzungen und Ihrer Rückmeldungen. Bitte geben Sie uns Feedback zu den einzelnen Funktionen. Mit Ihrer Bewertung möchten wir besser verstehen, was für Ihren Praxisalltag wirklich hilfreich ist.
Sie entscheiden. Wir schützen.
Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) sieht im Einsatz von KI Chancen, die medizinische Dokumentation zu erleichtern. Entscheidend sind dabei der Schutz sensibler Patientendaten, ein transparenter Einsatz und die fachliche Verantwortung der Behandelnden. Wir unterstützen Sie dabei, diese Anforderungen im Praxisalltag umzusetzen.
Die therapeutische Verantwortung bleibt bei Ihnen.
Sie entscheiden selbst, bei welchen Sitzungen Sie den KI-Doku-Assistenten einsetzen. Die erstellten Inhalte prüfen Sie fachlich, ergänzen Ihre therapeutischen Einschätzungen und bestimmen, was in die Patientenakte übernommen wird.
Wir unterstützen Sie bei der Patientenaufklärung.
Vor jeder Tonaufnahme benötigen Sie die Zustimmung der Beteiligten. Mit einer Patienteninformation direkt in Elefant und einem ergänzenden Datenschutzpassus für Ihre Praxis stellen wir Ihnen hilfreiche Vorlagen zur Verfügung.
Ihre Gesprächsdaten sind geschützt.
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt, die Verarbeitung grundsätzlich innerhalb der EU. Ihre Gesprächsinhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Audioaufnahmen und Transkripte werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht.
Sicherheit ist für uns nachweisbar.
Unser Informationssicherheitsmanagement ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und eingesetzte Cloud-Komponenten sind nach BSI-C5-Kriterien geprüft. Diese Sicherheitsstrukturen bilden auch die Grundlage für den KI-Doku-Assistenten.
Der KBV-Praxisleitfaden "Künstliche Intelligenz" gibt Ihnen zusätzliche Orientierung zum Einsatz von KI in der Praxis.
Vorteile für Ihre Sitzungsdokumentation
Der KI-Doku-Assistent bereitet zentrale Gesprächsinhalte strukturiert für Sie auf. So können Sie direkt mit der fachlichen Prüfung und Ergänzung beginnen, statt Ihre Dokumentation von Grund auf neu zu erstellen.
Während der Sitzung müssen Sie weniger ausführlich mitschreiben und können Ihre Aufmerksamkeit stärker auf das therapeutische Gespräch richten. Wichtige Inhalte lassen sich anschließend im Transkript gezielt nachvollziehen.
Aus Transkript, Zusammenfassung und Ihren fachlichen Ergänzungen entsteht eine ausführliche und nachvollziehbare Sitzungsdokumentation. So behalten Sie Entwicklungen, Vereinbarungen und wichtige Zusammenhänge über mehrere Sitzungen hinweg im Blick. Gleichzeitig entsteht eine verlässliche Grundlage für die weitere Behandlung, spätere Berichte sowie Qualitätssicherungsverfahren, Prüfungen oder rechtliche Fragestellungen.
Aufnahme, Transkript, Zusammenfassung und Dokumentation sind vollständig in Elefant integriert. Sie benötigen kein separates System, keine zusätzlichen Schnittstellen und müssen keine Inhalte zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen.
Bei Elefant verbinden wir bewährte Praxissoftware mit neuen Lösungen wie dem KI-Doku-Assistenten und persönlichem Support. Seit rund 30 Jahren entwickeln wir unsere Angebote für psychotherapeutische Praxen kontinuierlich weiter und begleiten Sie persönlich über die Elefant-Hotline.
Alle Verarbeitungsschritte erfolgen innerhalb des Elefant-Systems. Es werden keine Daten an externe KI-Anbieter weitergegeben.
Nur Inhalte, die Sie geprüft und bewusst ausgewählt haben, fließen in Ihre Dokumentation ein. Der KI-Doku-Assistent unterstützt Sie bei der Vorbereitung – die fachliche Bewertung und Freigabe bleiben vollständig bei Ihnen.
Online-Seminar: Den KI-Doku-Assistenten live kennenlernen
Erleben Sie in unserem Online-Seminar, wie der KI-Doku-Assistent Sie bei Ihrer Sitzungsdokumentation unterstützt. Unsere Praxisberaterin Yvonne Fothe zeigt Ihnen die wichtigsten Funktionen direkt in Elefant und erklärt, worauf es bei der Anwendung in Ihrer Praxis ankommt.
Wie KI-Dokumentation den Psychotherapie-Praxisalltag erleichtert
1. Nach einem vollen Praxistag mit der Dokumentation beginnen
An manchen Tagen folgt eine Sitzung auf die nächste. Für die Nachbereitung bleibt nur wenig Zeit. Mit dem KI-Doku-Assistent müssen Sie keine Gesprächsinhalte ausschließlich aus dem Gedächtnis rekonstruieren. Das Transkript liefert Ihnen eine verlässliche Grundlage für Ihre Dokumentation.
Ihr Vorteil: Sie können Inhalte schneller prüfen, strukturieren und in Ihre Dokumentation übernehmen.
2. Eine wichtige Aussage noch einmal im Zusammenhang prüfen
Während einer Sitzung fällt eine Formulierung, die für den weiteren therapeutischen Verlauf bedeutsam sein könnte. Über die Suche finden Sie den entsprechenden Begriff in der Zusammenfassung sowie Quellenverweis und Zeitangabe, um den Kontext der Äußerung im Transkript oder in der Aufnahme nachzuvollziehen.
Ihr Vorteil: Sie können sich stärker auf das Gespräch konzentrieren und die Dokumentation anschließend anhand von Transkript und Zusammenfassung bearbeiten.
3. Die Sitzung im Anschluss frei nachsprechen
Sie möchten während der Sitzung keine Aufnahme nutzen, wichtige Inhalte aber festhalten? Diktieren Sie Ihre Gedanken, Beobachtungen und fachlichen Einschätzungen direkt im Anschluss. Der KI-Doku-Assistent transkribiert Ihre Notizen und bereitet daraus eine strukturierte Dokumentationsgrundlage vor.
Ihr Vorteil: Sie dokumentieren frei in Ihren eigenen Worten und sparen sich das Verschriftlichen Ihrer Notizen.
So starten Sie mit dem KI-Doku-Assistenten
Verfügbarkeit prüfen
Der KI-Doku-Assistent wird nach und nach für Elefant-Kund:innen, die bereits die moderne Dokumentation nutzen, verfügbar sein. Ist die Funktion für Ihre Praxis noch nicht freigeschaltet, melden Sie sich gern bei uns. Neukund:innen können den KI-Doku-Assistenten direkt nach Vertragsabschluss nutzen.
Sicher und bequem starten
Testen Sie zunächst probeweise ein paar Selbstaufnahmen, um die Funktion kennenzulernen. Bevor Sie den KI-Doku-Assistenten im ersten Therapiegespräch einsetzen, informieren Sie Ihre Patient:innen und holen Sie deren Zustimmung ein. Eine passende Patienteninformation steht Ihnen direkt in Elefant zur Verfügung.
30 Tage kostenfrei testen
Unter System → Weitere Einstellungen → Abonnement können Sie den KI-Doku-Assistenten direkt in Elefant buchen. Zum Kennenlernen starten Sie zunächst Ihre 30-tägige kostenfreie Testphase. Probieren Sie aus, wie er Ihre Dokumentation erleichtert und welche Vorlagen zu Ihrer Arbeitsweise passen.
Flexibel weiternutzen
Nach der Testphase läuft Ihr Abonnement automatisch für 39,- Euro netto monatlich pro Behandler:in weiter. Möchten Sie das nicht, kündigen Sie einfach vor Ablauf der Testphase unter System → Weitere Einstellungen → Abonnement. Nach der Testphase ist das Abonnement monatlich kündbar.
So bereiten Sie die Nutzung des KI-Doku-Assistenten vor → Zur Videoanleitung
Was möchten Sie noch über den KI-Doku-Assistenten wissen?
Elefant wird moderner, ohne seine bewährten Stärken zu verlieren. Stabilität, Datenschutz und Sicherheit bleiben dabei zentrale Maßstäbe. Welche Neuerungen für Ihre Praxis relevant sind oder wie es individuell weitergeht, berät Sie unser Team gern persönlich.
Bleiben Sie bestens informiert
Mit unserem Newsletter halten wir Sie über die Verfügbarkeit des KI-Doku-Assistenten, neue Funktionen sowie kommende Online-Seminare und Produktvorstellungen auf dem Laufenden.
Häufige Fragen zum KI-Doku-Assistenten
Der KI-Doku-Assistent verarbeitet natürliche Sprache und unterstützt Sie dabei, therapeutische Gespräche aufzuzeichnen, zu transkribieren und in die Dokumentation innerhalb Ihrer Praxissoftware zu überführen. Sie nehmen Ihr Therapiegespräch auf, KI wandelt die Aufnahme in ein Transkript um und erstellt daraus anhand Ihrer gewählten Vorlage eine strukturierte Zusammenfassung. Diese können Sie prüfen, bearbeiten und anschließend in Ihre Patientenakte übernehmen. Der KI-Doku-Assistent ist derzeit auf die deutsche Sprache optimiert und ausschließlich für persönliche Gespräche von zwei Personen geeignet. Videositzungen werden nicht unterstützt.
Mit der Buchung in Elefant beginnt Ihre 30-tägige kostenfreie Testphase. Anschließend läuft Ihr Abonnement automatisch für 39 € netto monatlich pro Behandler:in weiter. Möchten Sie das nicht, kündigen Sie spätestens einen Tag vor Ablauf der Testphase. Danach ist das Abonnement monatlich kündbar. Die Verwaltung erfolgt direkt in Elefant unter System → Weitere Einstellungen → Abonnement.
Der KI-Doku-Assistent kann für einzelne Behandler einer Praxis gebucht werden. Bei mehreren Mandanten übernimmt der Hauptmandant die Buchung und Kündigung für die jeweiligen Nebenmandanten. Angestellte Behandler wenden sich dafür an die Vertragspartner ihrer Praxis. Die Buchung muss durch eine Person erfolgen, die zum Vertragsabschluss für die Praxis berechtigt ist.
Nein. Die Funktion ist optional. Sie entscheiden selbst, bei welchen Sitzungen Sie den KI-Doku-Assistenten einsetzen. Sie können weiterhin ohne Aufnahme und ohne KI-Unterstützung dokumentieren. Möchte jemand keine Aufnahme, dokumentieren Sie das Gespräch auf andere Weise. Eine laufende Aufnahme können Sie jederzeit beenden.
Ja. Vor jeder Gesprächsaufnahme informieren Sie alle Beteiligten über die KI-gestützte Dokumentation und holen ihre Zustimmung zur Tonaufnahme ein. Diese kann mündlich, elektronisch oder schriftlich erfolgen. Dokumentieren Sie die Zustimmung nachvollziehbar in der Patientenakte. Unsere Patienteninformation unterstützt Sie bei der Aufklärung und enthält bei Bedarf auch ein Unterschriftenfeld. Ohne Zustimmung erfolgt die Behandlung wie gewohnt ohne Aufnahme. Unsere Patienteninformation erklärt den Ablauf und enthält bei Bedarf auch ein Unterschriftenfeld. Weitere Hinweise finden Sie auf unserer Website und im Praxisleitfaden der KBV.
Der KI-Doku-Assistent verarbeitet die Audioaufnahme, erstellt daraus ein Transkript und einen Dokumentationsentwurf. Sobald Sie die geprüfte Dokumentation übernehmen oder den Vorgang verwerfen, werden Aufnahme und Transkript gelöscht. Bleibt ein Vorgang offen, werden die vorübergehenden Arbeitsdaten spätestens 24 Stunden nach Ende der Aufnahme automatisch gelöscht. Nur die von Ihnen übernommenen Inhalte bleiben in der Patientenakte erhalten.
Ihre Gesprächsdaten werden verschlüsselt übertragen und grundsätzlich innerhalb der EU verarbeitet. Für mögliche Ausnahmefälle außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gelten zusätzliche vertragliche Datenschutzgarantien. Audioaufnahmen, Transkripte und Dokumentationsentwürfe werden weder für das Training von KI-Modellen noch für allgemeine Produktverbesserung oder Werbung genutzt.
Sie können den Entwurf vor der Übernahme korrigieren und die betreffende Stelle anhand des Transkripts und der Aufnahme prüfen. Ergänzen Sie bei Bedarf Ihre eigenen Beobachtungen und therapeutischen Einschätzungen. Erst danach entscheiden Sie, welche Inhalte in Ihre Dokumentation übernommen werden.
Öffnen Sie in der Dokumentation oben rechts über die drei Punkte den Bereich „Textbausteine bearbeiten“. Dort können Sie jederzeit eigene Vorlagen erstellen und anpassen, auch unabhängig von einer Aufnahme. Alternativ gelangen Sie über die Vorlagenauswahl zur Bearbeitung. Die mitgelieferten Standardvorlagen können nicht direkt verändert werden.
Ja. Sie können ein geeignetes kabelloses Mikrofon im Behandlungsraum verwenden und die Aufnahme am Computer starten. Hat Ihr Computer kein Bluetooth, können Sie ein kompatibles Mikrofon mit USB-Dongle nutzen. Wir empfehlen das Jabra Speak2 75 UC. Prüfen Sie vor dem ersten Patientengespräch, ob Verbindung, Reichweite und Tonqualität in Ihren Praxisräumen zuverlässig sind.