Für den Betrieb von Elefant® benötigen Sie ein Windows-System.

Wir empfehlen mindestens:
Betriebssystem: Windows 11
Betriebssystem Server: Windows Server 2016 (Windows Server 2022 empfohlen)
Prozessor: min. 1 GHz, 2+ Kerne, 64-Bit-Prozessor (keine ARM-Architektur empfohlen)
Arbeitsspeicher (RAM): min. 16 GB
Freier Festplattenspeicher: min. 50 GB (SSD empfohlen)
Bildschirmauflösung: 1.920 x 1.080 Pixel
Antivirus-Programmevon Drittanbietern: müssen freigeschaltet werden
Hinweis: Bei einem PC-Wechsel müssen auch weitere Geräte auf Kompatibilität (z.B. Drucker, mobile Kartenterminals, Scanner, u. w.) geprüft werden.

Ja, Sie können Elefant® drei Monate lang in der Vollversion kostenlos testen – fragen Sie einfach im Beratungsgespräch danach! Während der Testphase steht Ihnen Ihre persönliche Ansprechperson für alle Fragen zur Seite. Zusätzlich können Sie an unserem Online-Seminar „Erste Schritte in Elefant®“ teilnehmen, um einen optimalen Start zu gewährleisten.

Ja, mit dem Elefant® Abo M können bis zu zehn Mandant:innen angelegt werden. Dies ist insbesondere für Praxisgemeinschaften, Gemeinschaftspraxen oder medizinische Versorgungszentren (MVZ) von Vorteil.

Unser Support-Team ist von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:30 Uhr per Telefon und E-Mail für Sie erreichbar. Zusätzlich stehen Ihnen unsere Online-Seminare, die Wissensdatenbank HAWIDA und unser Chatbot für schnelle Antworten rund um die Uhr zur Verfügung. Für die Abrechnung bietet unser Partner Udana ein umfassendes Video-on-Demand an, ergänzt durch weitere hilfreiche Kurzvideos auf unserer Website.

Elefant® bietet verschiedene Abomodelle, die sich nach Ihren individuellen Anforderungen richten. Wir beraten Sie gerne und finden gemeinsam das passende Modell für Ihre Praxis.

Mit Elefant® nutzen Sie das TI-Gateway, eine moderne, cloudbasierte Lösung, die keinen zusätzlichen Konnektor erfordert. So sparen Sie Kosten und Wartungsaufwand und können ePA, KIM und weitere TI-Dienste direkt aus der Software heraus nutzen.

Als Elefant®-Kund:in stehen Ihnen ohne zusätzliche Kosten folgende Module zur Verfügung:
‍Udana – Online-Fortbildungen für Psychotherapeut:innen (Registrierung erforderlich).
‍webPRAX – Sichere Videosprechstunden.
‍Hogrefe Online – Integrierte Testdiagnostik (Zugangsdaten erforderlich).

Ja! Elefant® wurde speziell für psychotherapeutische Praxen entwickelt und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen. Egal ob Einzelpraxis oder größere Praxisgemeinschaft – die Software passt sich flexibel Ihren Bedürfnissen an.

Das hängt von Ihrer bisherigen Software ab – in vielen Fällen können wir Sie innerhalb von zwei Wochen komplett umstellen. Wir planen den Wechsel so, dass Ihre Praxisabläufe möglichst ungestört weiterlaufen.

Wir nehmen Support ernst! Deshalb haben wir unser Team im Jahr 2025 um 100 % aufgestockt. Unser Hotline-Team ist werktags sehr gut erreichbar und kennt die typischen Anforderungen in psychotherapeutischen Praxen. Unsere Kund:innen loben besonders die Kompetenz und Freundlichkeit unseres Teams.

‍

Der Wechsel zu Elefant® ist kostenfrei! Sie zahlen nur die reguläre Elefant®-Lizenz – den Wechsel selbst organisieren wir mit Ihnen gemeinsam.

‍

Wir unterstützen Sie im gesamten Prozess. Die Datenkonvertierung der letzten vier Quartale erfolgt kostenlos per Fernwartung durch Mitarbeitende des Elefant®-Supports. Für die Übertragung weiterer Dokumente, wie Anträgen und Dokumentationen, steht ein breites Netzwerk an Service-Partner:innen zur Verfügung. Zusätzlich erhalten Sie dafür einen 100€ Gutschein von uns, falls Sie weitere Hilfe benötigen sollten. Für einen reibungslosen Start in die Praxisverwaltung mit Elefant® bieten Expert:innen Ihnen außerdem im Online-Seminar „Erste Schritte in Elefant®“ Unterstützung bei der Einrichtung und Nutzung der Software. Damit können Sie optimal vorbereitet in Ihren Alltag starten!

→ Zum Online-Seminar

‍

Elefant® wurde speziell für psychologische, Kinder- und Jugend- sowie ärztliche Psychotherapeut:innen entwickelt. Die Software entlastet Sie im Praxisalltag, spart Zeit und reduziert Bürokratie. Viele wechseln zu Elefant®, weil sie endlich eine moderne, intuitive und sichere Lösung suchen – ohne unübersichtliche Preismodelle, bei denen jede Kleinigkeit extra kostet.

‍

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine zentrale, digitale Lösung, um Gesundheitsdaten sicher und effizient zu speichern und zu verwalten. Sie ermöglicht eine bessere Vernetzung und erleichtert den Zugang zu wichtigen Informationen für Patient:innen und Sie als Behandelnde/r.

In die ePA gehören ausschließlich medizinisch relevante Informationen, die für die Mit- oder Weiterbehandlung durch andere Ärzt:innen oder Psychotherapeut:innen von Bedeutung sind. Detaillierte Empfehlungen und rechtliche Hinweise zur Befüllung der ePA lesen Sie hier direkt auf der Seite der KBV.

Der bundesweite Rollout der ePA ist am 29. April 2025 geplant. Dies legte das Bundesministerium für Gesundheit am 15. April 2025 fest. Danach können Sie in Elefant® (Versionsnummer 25.02.09) kostenfrei auf die elektronischen Patientenakten Ihrer Patient:innen zugreifen.

Die ePA 3.0 wird in Elefant® automatisch im Hintergrund installiert. Sie müssen also nichts tun und können sich ganz auf die Arbeit mit Ihren Patient:innen konzentrieren.

Ja, Psychotherapeut:innen sind verpflichtet, bestimmte Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in die ePA zu übertragen, sofern diese in elektronischer Form vorliegen. Die ePA enthält Dokumente, die auch für die psychotherapeutische Behandlung relevant sind. Dazu gehört die Medikationsliste, aber auch Informationen zu somatischen Erkrankungen, die für eine/n Psychotherapeut:in von Interesse sein können. Diese Dokumente stehen künftig digitalisiert und gesammelt zur Verfügung. Um die volle TI-Pauschale zu erhalten, ist die Anbindung an die ePA erforderlich.

Nein, die ePA ist freiwillig. Patient:innen können die Nutzung ablehnen oder bestimmte Daten aus der ePA entfernen.

Einige private Krankenversicherungen bieten die ePA an, sodass alle Patient:innen davon profitieren. Jedoch ist die ePA auch für privat Versicherte freiwillig nutzbar. Bitte erkundigen Sie sich immer bei der jeweiligen privaten Krankenversicherung.

Patient:innen können entscheiden, ob und welche Informationen sichtbar sind. Besonders sensible Daten können vollständig verborgen werden. Allerdings können einzelne Verordnungen nicht ausgeblendet werden. Patient:innen haben aber die Möglichkeit, der Medikationsliste insgesamt zu widersprechen oder sie insgesamt zu verbergen. Beim Verbergen kann nur die/der Patient:in die Liste sehen.In der Medikationsliste werden in der ePA ab 2025 alle Arzneimittel angezeigt, die die/der Patient:in per eRezept verschrieben bekommen hat. Wenn ein/e Patient:in nicht möchte, dass beispielsweise seine Medikamente zur Behandlung psychischer Erkrankungen sichtbar werden, kann sie/er der Medikationsliste widersprechen – allerdings nur gesamthaft. Dann werden keine seiner Medikamente in der ePA gespeichert. Möglich ist auch, dass sie/er die Medikationsliste komplett verbirgt. Dann kann nur sie/er sie sehen.

Nein, Psychotherapeut:innen müssen keine Stundenprotokolle in die ePA einstellen.

Versicherte können gegenüber ihrer Krankenkasse erklären, dass sie die Abrechnungsdaten nicht in ihrer ePA haben möchten. Auch das Löschen der Daten ist möglich.

Die Erstbefüllung der ePA kann mit der Gebührenordnungsposition (GOP) 01648 abgerechnet werden, wenn Ihre Praxis das erste Dokument in die ePA hochlädt. Besonders nennenswert ist die Vergütung der Erstbefüllung: Psychotherapeut:innen, die als Erste ein Dokument in die ePA einer Patientin oder eines Patienten einstellen, können dafür auch über die GOP 01648 abrechnen. Diese Leistung ist mit 11,03 Euro vergütet und einmalig pro Patient:in abrechenbar. Weitere Details zur Abrechnung und den Anforderungen finden Sie auf der Website der KBV.

Alle Daten werden nach höchsten europäischen Sicherheitsstandards verschlüsselt und auf deutschen Servern gespeichert. Zugriffe werden lückenlos protokolliert.

Die Bearbeitung ist derzeit noch nicht abgeschlossen. Als Übergangslösung können Sie das Formular als PDF ausdrucken und anschließend über Elefant® in die ePA hochladen.

Eine eAU lässt sich über die eAU-Übersicht in die ePA hochladen.

Dokumente können über das Kontextmenü im Reiter Dokumente/Berichte in die ePA des Patient:innen hochgeladen werden.

Klicken Sie auf den "Hochladen"-Button, um eine Datei von Ihrer Festplatte auszuwählen, oder nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktion.

Das ist aktuell nicht vorgesehen.

Jeder Versicherte hat eine ePA, sofern er nicht ausdrücklich widersprochen hat. Bis zum 16. Lebensjahr verwalten die sorgeberechtigten gesetzlich versicherten Eltern die elektronische Patientenakte für ihre Kinder.

Dokumente in der ePA können durch neue Versionen ersetzt werden. Die Bearbeitung der verschiedenen Dokumente muss dabei lokal erfolgen.

Eine Volltextsuche in den Dokumenten in der ePA ist nicht durch die gematik GmbH spezifiziert. Die Suche erfolgt ausschließlich auf den hinterlegten Metadaten zu den Dokumenten in der ePA.

Die Dokumente innerhalb der ePA sind entsprechend ihrer Kategorie in verschiedenen Ordnern sortiert. Die Zuordnung eines Dokuments zu einem Ordner erfolgt über die Metadaten des Dokuments durch das Aktensystem. Sie als Leistungserbringer können keine Ordner erstellen oder verwalten.

Nein, allerdings ist es ratsam den Patient:innen um eine längere Berechtigung zu bitten, wenn absehbar ist, dass die Behandlung länger als 90 Tage andauert.

Ja, wer Daten in der ePA abruft, wird dokumentiert – inklusive Datum, Uhrzeit und durchgeführter Aktion. Patient:innen können diese Protokolle über ihre ePA-App einsehen oder über die Ombudsstelle der jeweiligen Krankenkasse anfordern. Genauer Informationen dazu erhalten Sie hier.

Der Versicherte selbst hat zu jedem Zeitpunkt vollen Zugriff auf seine ePA. Leistungserbringer erlangen die Berechtigung, auf die ePA zuzugreifen, in dem sie die Versichertenkarte lesen. Damit erhält die Praxis automatisch 90 Tage lang Zugriff auf die ePA der/des Patient:in. Zusätzlich kann der Versicherte die Berechtigungen jederzeit über die ePA-APP ändern. Außerdem kann die Sichtbarkeit einzelner Dokumente für bestimmte Leistungserbringerinstitutionen eingestellt werden. Der Versicherte kann bereits erteilte Berechtigungen verlängern oder löschen.

Ja, der Zugriff auf die ePA ist auf den Zugriff auf Dokumente für einen Patient:innen gekoppelt.

Leistungserbringer sind nach §§ 347 SGB V zum Einstellen medizinischer Informationen (Daten zu Befunden, Diagnosen, durchgeführte oder geplante Therapiemaßnahmen, den elektronischen Medikationsplan sowie elektronische Arztbriefe) über den Versicherten in dessen ePA gesetzlich verpflichtet, sofern die/der Patient:in dies verlangt. Darüber hinaus müssen Leistungserbringende Patient:innen im Rahmen der vertragsärztlichen Versorgung über diesen Anspruch sowie Widerspruchsmöglichkeiten informieren.

Mit Verabschiedung des Digital-Gesetzes sind Leistungserbringer künftig zum Hochladen folgender Dokumente verpflichtet, wenn diese im Rahmen der Behandlung entstehen:

• Verordnungs- und Dispensierdaten
• Krankenhaus-Entlassbriefe
• Laborbefunde
• Bildbefunde
• Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen sowie aus nicht-invasiven oder konservativen Maßnahmen
• eArztbriefe (nach ambulanter Behandlung)

Zusätzlich kann die ePA folgende Daten enthalten:

• Notfalldaten
• Zahnbonusheft
• Untersuchungshefte für Kinder
• Mutterpass
• Impfdokumentation
• Daten des Versicherten aus digitalen Gesundheitsanwendungen
• Daten zur pflegerischen Versorgung des Versicherten
• Bescheinigungen über eine Arbeitsunfähigkeit
• Daten der Heilbehandlung und Rehabilitation
• Abrechnungsdaten (werden durch die Kostenträger eingestellt)

Sie können neben den hier aufgelisteten Daten beliebige andere Dokumente im Format PDF/A in die ePA des Versicherten einstellen.

Als Arztpraxis, Zahnarztpraxis, Krankenhaus, Psychotherapeut, Vorsorge- und Rehabilitation oder öffentlicher Gesundheitsdienst haben sie mind. lesenden Zugriff auf alle oben genannten Dokumentarten.

Grundsätzlich gilt jedoch, dass alles nur in Absprache mit dem Versicherten erfolgt, auch wenn eine Berechtigung zum Zugriff auf die ePA vorliegt.

‍

Der Versicherte kann zu jeder Zeit Dokumente in seiner ePA löschen. Leistungserbringer können ebenfalls Dokumente löschen, allerdings nur nach vorheriger Absprache mit der/dem Patient:in.

Das ist aktuell nicht vorgesehen. Sie können Rechnungen jedoch auf dem Computer speichern und anschließend über Elefant® in die ePA hochladen.

Elefant® wird im ersten Quartal 2025 durch ein Update für die Nutzung der ePA optimiert. Anschließend können Sie direkt über Elefant auf die ePA der Patient:innen zugreifen. Das System wird dann alle gesetzlichen Anforderungen an ein PVS für den Umgang mit der ePA vollständig erfüllen.

Um die ePA zu öffnen: Wechseln Sie in der Patientenakte zum Reiter „Dokumente/Berichte“ und klicken Sie auf „ePA“.

Digitale Dokumente, die eine Unterschrift erfordern, werden in Elefant® mithilfe des Konnektors sicher digital signiert. Der Konnektor dient dabei als technisches Gerät zur Erstellung einer rechtsgültigen elektronischen Signatur.

PDF/A ist der weltweit verwendete Standard zum Archivieren von elektronischen Dokumenten. Es gewährleistet, dass Dokumente in ihrem ursprünglichen Erscheinungsbild über verschiedene Software angezeigt werden können und verbietet Funktionen, die für die Langzeitarchivierung ungeeignet sind. Die ePA erlaubt nur Dokumente im PDF/A-Format; nicht konforme Dateien werden vom Aktensystem abgelehnt. Elefant® konvertiert alle nicht-PDF/A-Dokumente vor dem Hochladen automatisch in ein PDF/A-Dokument.

Temporärer Zugriff für PiA auf TI-Arbeitsplätzen: PiA erhalten zeitlich begrenzten Zugriff auf TI-verbundene Arbeitsplätze, um eigenständig mit ePA-Daten zu arbeiten und Erfahrungen zu sammeln. Unterstützung durch die Verwaltung: Die Verwaltung unterstützt PiA, indem sie auf Anfrage Dokumente hoch- oder herunterlädt, um den Datenfluss sicherzustellen Direkte Zusammenarbeit zwischen PiA und Patient:innen: Patient:innen können über die ePA-App Dokumente selbst hoch- und herunterladen. PiA unterstützen sie bei der Übermittlung relevanter Daten. Die Patient:innen werden als Autor:innen der Dateien angezeigt, was zwar nicht ideal ist, aber sicherstellt, dass die Dokumente in der ePA verfügbar sind.

Für die Nutzung der ePA durch Ihre PiA bzw. PtW gibt es aktuell in Elefant® zwei Vorgehensweisen:

1. Buchbarer TI-fähiger Arbeitsplatz
Ihre PiA bzw. PtW können temporär an einem TI-fähigen Arbeitsplatz arbeiten, der für den Zugriff auf die ePA eingerichtet ist. Dies ermöglicht den vollständigen Zugriff auf alle Funktionen der ePA. Dieser Weg ist direkt und einfach, um die ePA in vollem Umfang zu nutzen.

2. Asynchrone Zusammenarbeit mit der Verwaltung
Alternativ können Ihre PiA bzw. PtW die Befüllung und Ergänzung der ePA-Daten asynchron über die Verwaltungsmitarbeitenden des Instituts abwickeln. In diesem Fall werden relevante Dokumente und Informationen intern weitergeleitet und von einer zentralen Stelle in die ePA eingepflegt. Dies eignet sich insbesondere, wenn der direkte Zugriff auf einen TI-fähigen Arbeitsplatz nicht möglich ist.

‍

Nimmt die/der Versicherte am digital gestützten Medikationsprozess (dgMP) teil, steht über den Medikationsservice der ePA die Medikationsliste zur Verfügung. Digitale Verordnungen werden automatisch dieser Liste hinzugefügt und mit Dispensierinformationen durch die Apotheken ergänzt. Die ePA ersetzt dabei nicht die Verordnung.

Widerspricht ein/e Patient:in dem Einstellen von Dokumenten in seine ePA oder verweigert der Praxis den Zugriff darauf, müssen sie dies in ihrer Behandlungsdokumentation erfassen.

Die TI 2.0 ist die nächste Generation der TI im Gesundheitswesen, die die vollständige Digitalisierung der Gesundheitsversorgung in Deutschland zum Ziel hat. Das TI-Gateway stellt dabei den neuen Zugang zur TI dar und ist eine wichtige Voraussetzung für die TI 2.0. So wird beispielsweise die Gesundheitskarte durch die digitale GesundheitsID auf dem Smartphone ergänzt. Die Gesundheitskarte ist dann nicht mehr nötig, um sich in der Praxis auszuweisen. Um in diesem Zuge den Zugang zur TI noch einfacher und ausfallsicherer für Sie zu gestalten, entfällt der Einboxkonnektor. Ein einfacher Internetzugang im Zusammenhang mit dem TI-Gateway als Service-Leistung reicht aus.

‍

Das TI-Gateway garantiert die höchsten Sicherheitsstandards über ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren am Standort Deutschland – für eine sichere, digitale Zukunft.

‍

Der TI-Anschluss ist vertraglich an Ihr Elefant® Abo M geknüpft und hat damit eine Vertragslaufzeit von 12 Monaten.

‍

Ja. Mit der Integration des neuen TI-Gateway ist der Einboxkonnektor jedoch nicht mehr kostenfrei im Elefant® Abo M enthalten. Ein neuer Konnektor ist kostenpflichtig und kann bei besonderem Bedarf über den Elefant®-Vertrieb bestellt werden.

‍

Ja. Mit der Integration des neuen TI-Gateway ist der Einboxkonnektor jedoch nicht mehr kostenfrei im Elefant® Abo M enthalten. Die Laufzeitverlängerung Ihres Konnektors können Sie im HASOMED Shop erwerben.

‍

Die Verantwortung für den Betrieb der Konnektoren (sicherer Aufstellort, Zugangsbeschränkungen, Updates etc.) liegt nun beim Betreiber des Rechenzentrums. Auf Seiten der Praxis endet die Verantwortung beim Software-VPN, das heißt Ihrem Praxis-PC.

‍

Ja, sobald vom Kontingent der Planung die letzte Therapiesitzung abgezogen wird, erscheint der Hinweis zur Beendigungsmeldung. Die Gebühr wird anschließend automatisch erfasst.

‍

Zusätzlich gibt es in der Elefant-Software eine Übersicht über alle Therapieplanungen, bei denen noch kein Therapieende angezeigt wurde. Das Therapieende kann aus dieser Übersicht erfasst werden. Diese befindet sich unter dem Menüpunkt Statistik/Listen>Liste Psychotherapie-Beendigungsmitteilungen.

‍

Klicken Sie rechts auf die geplante Therapie und wählen Sie den Menüpunkt Therapieende aus. Im Untermenü befindet sich die Option für die Erfassung der Pseudo-GOP 88130 bzw. 88131. Haben Sie das Therapieende bereits schriftlich an die KV übermittelt, wählen Sie den entsprechenden Menüpunkt aus.

‍

Die Nachmeldung einer Beendigung der Therapie ist in Ausnahmefällen in den zwei nachfolgenden Quartalen nach Therapieende möglich. Die Kennzeichnung des Therapieendes erfolgt ebenfalls durch die Eingabe der entsprechenden Ziffer 88130 oder 88131. Dafür wird für das Quartal ein neuer Schein angelegt und die entsprechende GOP erfasst.

Nein, da das Therapieende bereits über das PTV 12 oder durch die GOP 80131 angezeigt wurde. Die Rezidivprophylaxe nach Beendigung der Therapie gemäß §15 der Psychotherapie-Richtlinie ist nur bis zu zwei Jahren nach Therapieende durchführbar.

Wird eine Psychotherapie länger als ein halbes Jahr unterbrochen, ist weiterhin eine formlose schriftliche Begründung der Therapiepause an die Krankenkasse erforderlich. Die Übermittlung der Kennzeichnung erfolgt nach der tatsächlichen Beendigung der Psychotherapie (§10 Absatz 5 sowie § 11 Absatz 13 der PT‐Vereinbarung).

Idealerweise erfassen Sie die Pseudo-GOP 88130 bzw. 88131 zur Anzeige des Therapieendes im gleichen Quartal oder möglichst zum Zeitpunkt der letzten Sitzung. Andernfalls können Sie bis zu zwei Quartale später das Therapieende nachmelden. Um eine Leistung zu erfassen ist immer ein Schein notwendig. Ist bei einer Nachmeldung noch kein Schein vorhanden, muss dieser vorher angelegt werden.

• Mit KIM ("Kommunikation im Medizinwesen") können sichere und geschützte E-Mails innerhalb der Telematikinfrastruktur versendet und empfangen werden.  
  Dies ermöglicht einen datenschutzkonformen Austausch zwischen den Akteur:innen des deutschen Gesundheitswesens. Arztbriefe, Befunde und andere medizinische Dokumente können dadurch schneller und ohne Medienbrüche übermittelt werden, im Vergleich zu traditionellen Methoden wie Post oder Fax.  
  Insgesamt verbessert KIM die Kommunikation und Zusammenarbeit im Gesundheitswesen, was letztendlich zu einer besseren Patientenversorgung führt.
  
  Es freut uns daher umso mehr, Ihnen mitteilen zu können, dass Elefant® den sicheren Übertragungsweg über KIM für folgende Fachanwendungen nutzt:
• eArztbrief
  Eine Anleitung zum Erstellen eines eArztbriefes in Elefant® finden Sie in der HAWIDA oder unter diesem Link.
• eAU
  Eine Anleitung finden Sie hier.
• eNachricht
  Im Verlauf des aktuellen Jahres wird Ihre Elefant® Praxissoftware die eNachricht-Funktion erhalten. Mit Hilfe eines integrierten E-Mail-Clients können Sie direkt aus Elefant® eNachrichten verschicken und nach Empfängern im Adressbuch suchen.
• Kontoverwaltung
  Zudem können Sie Ihr KIM-Konto über das Adminmodul verwalten. Eine Anleitung, wie Sie dieses aufrufen und welche Funktionen zur Verfügung stehen, finden Sie hier.
• Einbindung in Thunderbird
  Sie möchten Ihr KIM-Konto in einen externen E-Mail-Client einbinden, um eNachrichten zu versenden? Dann haben wir diese Anleitung für Mozilla Thunderbird für Sie bereitgestellt.

‍

Ihr KIM-Postfach können Sie mit dieser Anleitung in Thunderbird hinterlegen.Weitere Funktionsupdates für Elefant® folgen im Laufe 2024.

‍

Updates zu KIM erhalten Sie automatisch mit den aktuellen Elefant®-Versionsupdates.

‍

Die wichtigsten Änderungen der neuen KIM-Version haben wir in einem übersichtlichen Video für Sie zusammengefasst.

‍

Ein C5-Testat dokumentiert, dass die eingesetzte Cloud-Umgebung definierte Sicherheitsanforderungen erfüllt. Eine erfolgreiche C5-Prüfung unserer Cloud-Komponenten erleichtert Praxen die Nachweisführung, dass eingesetzte Dienste in einem regulierten Gesundheitskontext angemessen abgesichert sind.

Ja. Das Digitalgesetz erlaubt die Verarbeitung von Gesundheits- und Sozialdaten unter Einbezug von Cloud-Dienstleistern, wenn hohe Sicherheitsstandards wie das C5-Testat eingehalten werden. Unsere Cloud-Architektur ist am BSI C5-Kriterienkatalog ausgerichtet. Elefant ist zudem konzipiert, um die Vorgaben der KBV IT-Sicherheitsrichtlinie zu erfüllen.

Unverschlüsselter Zugriff durch Dritte, einschließlich Behörden, wird durch unser Architektur- und Schlüsselmanagement technisch verhindert. Da die Schlüssel außerhalb von AWS und unter deutscher Kontrolle gehalten werden, sind die Daten im Cloud-Speicher nicht in lesbarer Form verfügbar. Zusätzlich speichern wir Daten ausschließlich in der AWS-Region Frankfurt, es erfolgt keine automatische Übertragung in Drittstaaten. Diese Maßnahmen reduzieren das Risiko eines behördlichen Zugriffs auf lesbare Daten erheblich.

Technisch ist ein lesbarer Zugriff durch AWS ausgeschlossen. HASOMED betreibt ein Kryptographiekonzept und Schlüsselmanagement, bei dem kryptographische Schlüssel außerhalb der AWS-Infrastruktur verwaltet werden. Im Rahmen der Verschlüsselungs- und Entschlüsselungsvorgänge,  sowie der  Schlüsselverwaltung, arbeiten wir mit T-Systems, sodass AWS selbst keine Möglichkeit hat, gespeicherte Daten in lesbarer Form zu entschlüsseln. Diese Architektur verhindert, dass der Cloudanbieter Klartext-Zugriff erhält.

Kurz: Nein.

Für die Verarbeitung von Behandlungsdaten ist in der Regel keine gesonderte Einwilligung der Patient:innen erforderlich. Die Praxis muss Patient:innen jedoch transparent informieren. Konkret heißt das: in den Datenschutzhinweisen angeben, dass Elefant genutzt wird und welche Kategorien von Empfängern beteiligt sind. Die erforderlichen Auftragsverarbeitungsverträge sind vorzuhalten. Solange dies erfolgt, sind meist keine weiteren Prozessänderungen gegenüber Patient:innen notwendig.

‍

Ja. Die Praxis bleibt datenschutzrechtlich verantwortlich für die Verarbeitung im Behandlungskontext. HASOMED verarbeitet Daten nur im vereinbarten Rahmen und auf Grundlage dokumentierter Rollen, Verträge und Prozesse.

Sicherheitsvorfälle werden nach definierten Prozessen behandelt, dokumentiert und vertraglich sowie rechtlich erforderlich kommuniziert. Meldepflichtige Vorfälle werden an die zuständigen Stellen gemeldet. Betroffene Kund:innen werden entsprechend informiert.

Ja. Sie können den Link zu dieser Trust & Security Seite, unser Security Whitepaper, den AV-Vertrag sowie auf Wunsch weitere Prüf- und Compliance-Statements an Ihre Berater:innen weitergeben. Diese Unterlagen fassen technische Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Prüfungen zusammen.

Bei lokaler Installation verbleiben bestimmte Verantwortlichkeiten in der Praxis, etwa für lokale Infrastruktur, Endgeräte und organisatorische Maßnahmen. Gleichzeitig gelten auch dort die Sicherheitsmechanismen von Elefant. Unterschiede zwischen lokaler Verantwortung und Cloud-Sicherheit dokumentieren wir klar.

Externe Dienstleister werden nur vertraglich gebunden eingesetzt und regelmäßig geprüft. Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Unterauftragnehmer stellen wir Kund:innen zur Verfügung. Wir informieren Kund:innen, wenn sich die Art der Verarbeitung ändert oder neue Unterauftragnehmer eingebunden werden.

Ja. Elefant ist so aufgebaut, dass die Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten durch Rollen- und Rechtekonzepte, dokumentierte Prozesse, Auftragsverarbeitungsverträge und nachprüfbare Sicherheitsmaßnahmen unterstützt wird. Nachweise stellen wir in Form von AV-Verträgen, Whitepaper und Zertifikaten bereit.

Elefant verarbeitet Daten in lokal installierten Praxiskomponenten und in zentral betriebenen Cloud-Komponenten. Sensible Daten in der Cloud werden ausschließlich in der AWS-Region Frankfurt, Deutschland, verarbeitet und gespeichert. Kund:innen informieren wir transparent über die eingesetzten Komponenten und die jeweils genutzten Standorte.

Wir schützen Patient:innendaten durch technische und organisatorische Maßnahmen: Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen, klare Verantwortlichkeiten und regelmäßige Audits. Unsere Cloud-Komponenten sind nach dem C5-Anforderungskatalog des BSI geprüft. Unsere Prozesse sind nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Mehr Informationen finden Sie in unserem Security Whitepaper.

‍

Das 30-minütige Gespräch bietet Ihnen einen ersten Einblick in Elefant®. Unsere Vertriebsmitarbeiter:innen stellen Ihnen die wichtigsten Funktionen vor und führen Sie direkt durch die Software. Selbstverständlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit, individuelle Fragen zu stellen.

Falls Sie Ihren Termin ändern möchten, öffnen Sie einfach die Bestätigungs-E-Mail und klicken auf den Link "Verschieben". Darüber können Sie unkompliziert einen neuen Termin vereinbaren.

‍

Eine spezielle Vorbereitung ist nicht notwendig. Falls Sie jedoch bereits konkrete Fragen haben, können wir diese gezielt im Gespräch klären.

‍

Durch das Videomeeting können wir Ihnen Elefant® direkt präsentieren und Sie Schritt für Schritt durch die Software führen. Eine telefonische Beratung ist ebenfalls möglich, bietet jedoch weniger visuelle Einblicke.

‍

Sie benötigen einen PC oder Laptop mit funktionierendem Mikrofon, idealerweise auch mit Kamera. Das Gespräch findet per Microsoft Teams direkt im Webbrowser statt. Eine Installation der Software oder ein Microsoft-Konto sind nicht erforderlich.Nutzen Sie zum Termin einfach den Teilnahme-Link aus Ihrer Bestätigungs-E-Mail und wählen Sie „als Gast fortfahren“.Wenn Ihr Browser um Freigaben für Kamera und Mikrofon bittet, bestätigen Sie diese, damit eine reibungslose Kommunikation möglich ist.

‍

Auf der Buchungsseite wählen Sie einen passenden Beratungstermin innerhalb der nächsten 50 Tage aus. Direkt nach der Buchung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit allen wichtigen Details – inklusive des Microsoft-Teams-Links für das Gespräch. Eine zusätzliche Bestätigung ist nicht erforderlich. Falls Sie den Termin doch nicht wahrnehmen können, lässt sich die Buchung ganz einfach über die E-Mail verschieben oder stornieren.

‍

Sollte der erste Aufruf des Serviceportals fehlschlagen, prüfen Sie bitte, ob Ihr aktueller Lizenzcode hinterlegt ist. Diesen finden Sie auf Ihrer aktuellen Quartalsrechnung.

Eine Anleitung zur Aktualisierung erhalten Sie in der HAWIDA unter dem Stichwort „Elefant – Lizenz verlängern“: https://downloads.hasomed.de/Elefant/Helpdesk/

Sollte die Anmeldung trotz aktuellem Lizenzcode nicht erfolgreich sein, wenden Sie sich bitte an unseren Support unter support@hasomed.de.

Ja. Sie erhalten weiterhin wichtige Updates per E-Mail. Im Portal können Sie zusätzlich jederzeit den Live-Status Ihrer Tickets einsehen.

Ja. Alle von Ihnen selbst erstellten sowie alle zukünftigen Tickets werden im Portal angezeigt. Bitte beachten Sie, dass bereits abgeschlossene oder ältere Tickets nicht übernommen und daher im Portal nicht sichtbar sind.

Nein. Die Anmeldung erfolgt automatisch über Ihre Elefant®-Software. Sie benötigen keine zusätzlichen Zugangsdaten.

Aktuell stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Tickets für die Elefant®-Hotline erstellen

• Tickets für die Bestandskundenbetreuung (z. B. Vertrags- und Rechnungsfragen) anlegen

• Offene Tickets einsehen und deren Bearbeitungsstand verfolgen

• Online-Termine mit unserem Vertriebsteam buchen

Sie öffnen einfach Ihre Elefant®-Software und klicken auf den Button „Serviceportal“. Das Portal öffnet sich automatisch – eine zusätzliche Anmeldung ist nicht nötig.