Informationen zur Auftragsdatenverarbeitung

Folgende Maßnahmen gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden:

• Logische Mandantentrennung (softwareseitig)
• Berechtigungskonzept
• Trennung von Produktiv- und Testsystem

Folgende Maßnahmen gewährleisten die Vertraulichkeit und Integrität der Systeme des Auftragsverarbeiters:

Verschlüsselung

Die im Auftrag verarbeiteten Daten bzw. Datenträger werden in folgender Weise verschlüsselt:

• Verschlüsselung mobiler Endgeräte (Smartphones, Laptops)
• Verschlüsseltes Backup
• verschlüsselte Datenübertragung

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Zutrittskontrolle

Es wurden folgende Maßnahmen getroffen, um Unbefugte am Zutritt zu den Daten-verarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu hindern:

• Alarmanlage
• Automatisches Zugangskontrollsystem
• Chipkarten-/Transponder-Schließsystem
• Manuelles Schließsystem
• Videoüberwachung der Zugänge
• Sicherheitsschlösser
• Schlüsselregelung (Schlüsselausgabe etc.)
• Personenkontrolle beim Pförtner / Empfang
• Protokollierung der Besucher
• Sorgfältige Auswahl von Reinigungspersonal
• Sorgfältige Auswahl von Wachpersonal
• Zutrittskonzept / Besucherregelung

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Zugangskontrolle

Es wurden folgende Maßnahmen getroffen, die die Nutzung der Datensysteme durch unbefugte Dritte verhindern:

• Zuordnung von Benutzerrechten
• Erstellen von Benutzerprofilen
• Passwortvergabe
• Passwort-Richtlinien (regelmäßige Änderung, Mindestlänge, Komplexität etc.)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Authentifikation mit Benutzername / Passwort
• Zuordnung von Benutzerprofilen zu IT-Systemen
• physische Sicherung z.B. Gehäuseverriegelungen
• Einsatz von VPN-Technologie bei der Übertragung von Daten
• Verschlüsselung mobiler IT-Systeme
• Verschlüsselung mobiler Datenträger
• Verschlüsselung der Datensicherungssysteme
• Sperren externer Schnittstellen (USB etc.)
• Einsatz von Intrusion-Detection-Systemen
• Einsatz von Anti-Viren-Software
• Verschlüsselung von Datenträgern in Laptops / Notebooks
• Einsatz einer Hardware-Firewall
• Einsatz einer Software-Firewall

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Zugriffskontrolle

Es wurden folgende Maßnahmen getroffen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können:

• Berechtigungskonzept Verschlüsselung von Datenträgern in Laptops / Notebooks
• Verwaltung der Rechte durch Systemadministrator
• Anzahl der Administratoren ist auf das „Notwendigste“ reduziert
• Passwortrichtlinie inkl. Passwortlänge, Passwortwechsel
• Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, insbesondere bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
• Sichere Aufbewahrung von Datenträgern
• physische Löschung von Datenträgern vor Wiederverwendung
• physikalische Vernichtung von Datenträgern
• ordnungsgemäße Vernichtung von Datenträgern (DIN 66399)
• Einsatz von Aktenvernichtern bzw. Dienstleistern (nach Möglichkeit mit Datenschutz-Gütesiegel)
• Protokollierung der Vernichtung
• Verschlüsselung von Datenträgern

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Eingabeprotokoll

Mit Hilfe folgender Maßnahmen kann nachträglich überprüft und festgestellt werden, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind:

• Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
• Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts

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Auftragskontrolle

Folgende Maßnahmen gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können:

• Auswahl des Auftragsverarbeiters unter Sorgfaltsgesichtspunkten (insbesondere hinsichtlich Datensicherheit)
• schriftliche Weisungen an den Auftragsverarbeiter (z.B. durch Auftragsverarbeitungsvertrag)
• Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragsverarbeiters auf das Datengeheimnis
• Benennung eines Datenschutzbeauftragten beim Auftragsverarbeiter
• Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags
• Sonstige: Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zum Thema Datenschutz

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Transport- bzw. Weitergabekontrolle

Folgende Maßnahmen gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der Weitergabe (physisch und / oder digital) nicht von Unbefugten erlangt oder zur Kenntnis genommen werden können:

• Einsatz von VPN-Tunneln
• Verschlüsselung der E-Mail-Kommunikationswege via TLS
• Verschlüsselung physischer Datenträger bei Transport

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Verfügbarkeit, Wiederherstellbarkeit und Belastbarkeit der Systeme

Folgende Maßnahmen gewährleisten, dass die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme jederzeit einwandfrei funktionieren und personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind:

• Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)
• Klimatisierung der Serverräume
• Geräte zur Überwachung von Temperatur und Feuchtigkeit in Serverräumen
• Schutzsteckdosenleisten in Serverräumen
• Feuer- und Rauchmeldeanlagen in Serverräumen
• Feuerlöschgeräte in Serverräumen
• Data Loss Prevention (DLP)
• Erstellen eines Backup- & Recoverykonzepts
• Testen von Datenwiederherstellung
• Erstellen eines Notfallplans
• Serverräume nicht unter sanitären Anlagen
• In Hochwassergebieten: Serverräume über der Wassergrenze
• belastbares Datensicherungs- und Wiederherstellungskonzept vorhanden

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