ePA im Praxisalltag: Darauf kommt es wirklich an

Auch 2026 entwickelt sich die ePA weiter: Die Vergütung für die Erstbefüllung gilt noch bis Jahresende, im Juli startet die Pilotierung des elektronischen Medikationsplans. Doch muss jetzt wirklich alles in die elektronische Patientenakte?

Die wichtigste Antwort vorweg: Nicht jede Notiz, jede Diagnose und jede:r Patient:in gehört automatisch in die ePA.

Was ist die ePA in der Psychotherapie?

Die ePA ergänzt die Behandlungsdokumentation in der Praxis, ersetzt sie aber nicht. Psychotherapeut:innen stellen nur behandlungsrelevante, elektronisch vorliegende Daten ein – und berücksichtigen dabei die besonderen Widerspruchsrechte der Patient:innen.

Praxisdokumentation und ePA sind nicht dasselbe

Sie als Psychotherapeut:in führen Ihre vollständige Behandlungsdokumentation weiterhin im Praxisverwaltungssystem.

In die ePA gehören vor allem behandlungsrelevante Dokumente, die für mit- oder weiterbehandelnde Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen wichtig sein können. Dazu kann etwa das Ergebnis der psychotherapeutischen Sprechstunde auf dem Formular PTV 11 gehören.

Nach Angaben der KBV müssen Psychotherapeut:innen Daten nur dann in die ePA einstellen, wenn drei Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Daten stammen aus der aktuellen Behandlung.
• Die Daten liegen elektronisch vor.
• Die Patientin oder der Patient hat dem Einstellen nicht widersprochen.

Ältere Papierunterlagen müssen Sie nicht nachträglich digitalisieren. Auch Ihre persönlichen Arbeitsnotizen gehören nicht in die ePA, wenn sie kein Bestandteil der offiziellen Behandlungsdokumentation sind.

Elefant unterstützt dabei, die interne Behandlungsdokumentation übersichtlich zu führen und von ePA-relevanten Informationen zu trennen.

Besondere Sorgfalt bei psychotherapeutischen Daten

Bevor Sie sensible Dokumente in die ePA einstellen, müssen Sie Patient:innen auf deren Widerspruchsrecht hinweisen.

Widerspricht eine Patientin oder ein Patient dem Hochladen, halten Sie dies bitte nachvollziehbar in der Behandlungsakte fest. Den Hinweis auf das Widerspruchsrecht können Praxen nach Angaben der KBV mündlich geben oder über einen geeigneten Praxisaushang vermitteln.

Für den Praxisalltag helfen klare Abläufe. Das Team sollte wissen,

• wann und wie es Patient:innen informiert,
• wo es einen Widerspruch dokumentiert und
• wer ein Dokument vor dem Einstellen fachlich prüft.

Psychotherapeut:innen sollten niemals die vollständige Praxisdokumentation automatisch und ungeprüft übertragen. Stattdessen prüfen Sie jedes relevante Dokument gezielt.

Welche Rechte haben Patient:innen?

Patient:innen entscheiden wesentlich mit, wie ihre ePAs genutzt werden. Sie können unter anderem:

• dem Einstellen bestimmter Dokumente widersprechen,
• Dokumente verbergen oder löschen,
• einzelnen Praxen oder Einrichtungen den Zugriff entziehen,
• der Anzeige der Medikationsliste widersprechen und
• der Übermittlung von Abrechnungsdaten widersprechen.

Sie als Psychotherapeut:in können deshalb nicht davon ausgehen, dass eine ePA vollständig ist. Ihre eigene Behandlungsdokumentation bleibt die verlässliche Grundlage der Behandlung.

Sie müssen auch nicht routinemäßig jede ePA vollständig durchsuchen. Sie greifen anlassbezogen darauf zu, wenn Sie dort relevante Informationen erwarten.

Aktueller Stand im Juli 2026

Psychotherapeut:innen können für die Erstbefüllung einer ePA weiterhin die GOP 01648 abrechnen. Die Pauschale beträgt seit Juli 2026 11,34 Euro und gilt letztmalig bis zum 31. Dezember 2026.

Die Abrechnung ist nur möglich, wenn noch keine andere Praxis oder Klinik ein Dokument in diese ePA eingestellt hat.

Ab Mitte Juli 2026 startet außerdem schrittweise die Pilotierung des elektronischen Medikationsplans in ausgewählten Einrichtungen und Modellregionen. Die bundesweite Einführung soll ab Oktober 2026 beginnen.

Der Medikationsplan soll die aktuelle Medikation einrichtungsübergreifend darstellen. Für Sie kann das relevant sein, wenn Medikamente den psychischen Zustand, mögliche Nebenwirkungen oder die weitere Behandlung beeinflussen.

Entscheidend sind sichere und klare Prozesse

Generell müssen Sie Ihre gesamte Dokumentation durch die ePA nicht neu organisieren. Entscheidend ist, dass Sie sensible Daten bewusst behandeln, Patient:innen verständlich informieren und Widersprüche zuverlässig dokumentieren.

Elefant unterstützt Psychotherapeut:innen dabei, Praxisorganisation und Dokumentation strukturiert abzubilden. So lassen sich interne Behandlungsinformationen, ePA-relevante Dokumente und Entscheidungen von Patient:innen klar voneinander unterscheiden.

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Disclaimer: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine rechtliche Beratung.