ePA für Psychotherapeuten und -therapeutinnen: Darauf kommt es an

Die elektronische Patientenakte gehört inzwischen zum Alltagim Gesundheitswesen, doch gerade in der Psychotherapie stellt sich die Frage nach der Pflicht für Psychotherapeut:innen: Welche Informationen müssen in die ePA und welche bleiben ausschließlich in der eigenen Behandlungsdokumentation?

Grundsätzlich gilt: Die ePA ergänzt die Praxisdokumentation von Therapeut:innen und Ärzt:innen, ersetzt sie aber nicht. Eingestellt werden nur behandlungsrelevante, elektronisch vorliegende Daten aus der aktuellen Behandlung – und nur, wenn die Patientin oder der Patient dem nicht widersprochen hat.

2026 kommen weitere praktische Fragen hinzu: Die Erstbefüllung kann noch bis zum Jahresende vergütet werden, während mit dem elektronischen Medikationsplan bereits die nächste ePA-Funktion startet. In diesem Beitrag erfahren Sie deshalb, welche Daten in die ePA gehören, welche Patientenrechte Sie beachten müssen, was Sie aktuell abrechnen können und wieSie die Abläufe in Ihrer Praxis sinnvoll organisieren.

Die wichtigste Regel vorweg: Nicht jede Notiz, jede Diagnose und jede Information aus der Behandlung gehört automatisch in die ePA.

Was ist die ePA in der Psychotherapie?

Die ePA ergänzt als digitales Instrument die Behandlungsdokumentation in der Psychotherapiepraxis, ersetzt sie aber nicht. Psychotherapeut:innen stellen nur behandlungsrelevante, elektronisch vorliegende Daten ein – und berücksichtigen dabei die besonderen Widerspruchsrechte der Patient:innen. Voraussetzung für die Nutzung ist ein Anschluss an die Telematikinfrastruktur. Zusätzlich brauchen Praxen einen ePA-fähigen Konnektor, ein Kartenterminal zum Einlesen der Gesundheitskarte der Versicherten (eGK) und einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA).

Praxisdokumentation und ePA sind nicht dasselbe

Sie als Psychotherapeut:in führen Ihre vollständige Behandlungsdokumentation weiterhin im Praxisverwaltungssystem (PVS).

In die ePA gehören dann nur Dokumente, die für mit- oder weiterbehandelnde Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen wichtig sein können. Die elektronische Patientenakte unterstützt dabei auch den Austausch von Behandlungsinformationen. Dazu kann etwa das Ergebnis der psychotherapeutischen Sprechstunde auf dem Formular PTV 11 gehören; zudem können solche Inhalte und andere medizinische Daten in verschiedenen Formaten gespeichert werden, sodass Behandlungsdaten strukturiert verfügbar bleiben.

Nach Angaben der KBV müssen Psychotherapeut:innen der ePA-Pflicht nachkommen und Daten in die ePA einstellen, wenn drei Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Daten stammen aus der aktuellen Behandlung.
• Die Daten liegen elektronisch vor.
• Die Patientin oder der Patient hat dem Einstellen nicht widersprochen.

Ältere Papierunterlagen müssen Sie nicht nachträglich digitalisieren.

Wie funktioniert die ePA in Elefant?

Elefant unterstützt dabei, die interne Behandlungsdokumentation übersichtlich zu führen und von ePA-relevanten Informationen zu trennen. Erfahren Sie im Detail, wie Sie die ePA im Patientenkontext öffnen, Dokumente zur Verfügung stellen und abrufen sowie die Medikationsliste nutzen. → ePA-Funktionen in Elefant ansehen

Nutzung der ePA: Besondere Sorgfalt bei psychotherapeutischen Daten

Bevor Sie sensible Dokumente in die ePA einstellen, müssen Sie besonders sensible Inhalte vorab gesondert prüfen und Patient:innen auf deren Widerspruchsrecht hinweisen.

Widerspricht eine Patientin oder ein Patient dem Hochladen, halten Sie dies bitte nachvollziehbar in der Behandlungsakte fest. Den Hinweis auf das Widerspruchsrecht können Praxen nach Angaben der KBV mündlich geben oder über einen geeigneten Praxisaushang vermitteln. Im Kontext von Datenschutzgilt zudem, dass die in der ePA gespeicherten Daten verschlüsselt abgelegt werden.

Für den Praxisalltag helfen klare Abläufe. Das Team sollte wissen,

• wann und wie es Patient:innen informiert,
• wo es einen Widerspruch dokumentiert und
• wer ein Dokument vor dem Einstellen fachlich prüft.

Psychotherapeut:innen sollten niemals die vollständige Praxisdokumentation automatisch und ungeprüft übertragen. Stattdessen prüfen Sie jedes relevante Dokument gezielt, denn Angaben zu psychischen Erkrankungen gelten als besonders schützenswert und vertrauliche Patientendaten.

Welche Rechte haben Patient:innen?

Patient:innen entscheiden wesentlich mit, wie ihre ePAs genutzt werden. Sie können unter anderem:

• dem Einstellen bestimmter Dokumente widersprechen,
• Dokumente verbergen oder löschen,
• einzelnen Praxen oder Einrichtungen den Zugriff entziehen,
• der Anzeige der Medikationsliste widersprechen und
• der Übermittlung von Abrechnungsdaten widersprechen und
• Zugriffsrechtefür Praxen zeitlich auf 90 Tage begrenzen.

Sie als Psychotherapeut:in können deshalb nicht davon ausgehen, dass eine ePA vollständig ist. Ihre eigene Behandlungsdokumentation bleibt die verlässliche Grundlage der Behandlung, auch weil Patienten nicht jede Information freigeben müssen.

Sie müssen auch nicht bei jedem Termin anlasslos jede ePA vollständig auf Einsicht prüfen. Sie greifen anlassbezogen darauf zu, wenn Sie dort relevante Informationen erwarten, zum Beispiel bei Neuaufnahmen oder in Kriseninterventionen.

Befüllung und Abrechnung der ePA

Seit dem 1. Oktober 2025 müssen Praxen bestimmte elektronisch vorliegende Daten aus der aktuellen Behandlung in die ePA einstellen; Vertragspsychotherapeuten müssen dabei relevante Behandlungsdokumente einstellen, sofern der Patient oder die Patientin dem nicht widersprochen haben. Diese Befüllungspflicht gilt nach dem Gesetz für alle zugelassenen Psychotherapeut:innen, wobei die ePA dabei eine wichtige Rolle im Austausch zwischen Behandlern hat. Die erstmalige Befüllung kann auch abgerechnet werden. Ausnahmen bestehen, wenn beispielsweise erhebliche therapeutische Gründe entgegenstehen oder eine Kindeswohlgefährdung vorliegt.

Welche Dokumente gehören in die ePA?

In die ePA stellen Sie vor allem Dokumente ein, die für die weitere Behandlung nützlich sind. Auch psychotherapeutische Entwicklungen und relevante Medikation können für die weitere Behandlung entscheidend sein und in der Akte dokumentiert werden.

Voraussetzungen:

• Das Dokument stammt aus der aktuellen Behandlung.
• Esliegt elektronisch vor.
• Sie haben es selbst erstellt oder erhoben.
• Ihre Patient:innen haben der Übertragung nicht widersprochen.

Im Verlauf der Behandlung können Sie für die Nutzung der ePA relevante Informationen schrittweise übernehmen. Dazu gehören auch Befundberichte oder Testergebnisse.

Nicht automatisch in die ePA gehören:

• vollständige Sitzungs- und Verlaufsdokumentationen
• persönliche Notizen
• verläufige Einschätzungen
• interne Gedächtnisstützen

Diese Informationen bleiben in Ihrer internen Patientenakte in Elefant.

Wichtig: Patientinnen und Patienten können darum bitten, dass zusätzlich eine Kopie ihrer Behandlungsdokumentation in die ePA eingestellt wird.

‍Wie wird die Befüllung abgerechnet?

Welche GOP Sie abrechnen können, hängt davon ab, ob die ePA bereits befüllt wurde und ob ein Behandlungskontakt stattgefunden hat.

• GOP 01648 – Erstbefüllung: Sie befüllen die ePA als erste Praxis oder Einrichtung aktiv mit einem Dokument. Automatisch übertragene eRezept-Daten in der Medikationsliste zählen dabei nicht als Erstbefüllung. Für diesen Teil der Mitwirkung an der digitalen Akte werden 11,03 Euro vergütet. Die Abrechnung ist nur möglich, wenn noch keine andere Praxis oder Klinik ein Dokument in diese ePA eingestellt hat.
• GOP 01647 – weitere Befüllung: In der ePA befindet sich bereits ein Dokument einer anderen Praxis, eines Krankenhauses oder einer zahnärztlichen Einrichtung. Jede weitere Befüllung wird bei persönlichem Kontakt mit 1,86 Euro vergütet.
• GOP 01431 – Befüllung ohne Behandlungskontakt: Die Befüllung erfolgt ohne persönlichen Kontakt und ohne Videosprechstunde. Die GOP kann nur unter den entsprechenden Abrechnungsvoraussetzungen angesetzt werden.

Hinweis: Die Regelung zur GOP 01648 gilt nachaktuellem Stand bis zum 31. Dezember 2026. Bitte beachten Sie die jeweils aktuellen Vorgaben der KBV.

Ab Mitte Juli 2026 startet außerdem schrittweise die Pilotierung des elektronischen Medikationsplans in ausgewählten Einrichtungen und Modellregionen. Die bundesweite Einführung soll ab Oktober 2026 beginnen.

Der Medikationsplan soll die aktuelle Medikation einrichtungsübergreifend darstellen. Für Sie kann das relevant sein, wenn Medikamente den psychischen Zustand, mögliche Nebenwirkungen oder die weitere Behandlung beeinflussen.

Entscheidend sind sichere und klare Prozesse

Generell müssen Sie Ihre gesamte Dokumentation durch die ePA nicht neu organisieren. Entscheidend ist, dass Sie sensible Daten bewusst behandeln, Patient:innen verständlich informieren und Widersprüche zuverlässig dokumentieren.

Elefant unterstützt Psychotherapeut:innen dabei, Praxisorganisation und Dokumentation strukturiert abzubilden. So lassen sich interne Behandlungsinformationen, ePA-relevante Dokumente und Patientenentscheidungen klar voneinander unterscheiden.

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Disclaimer: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine rechtliche Beratung.

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Häufige Fragen zur ePA in der Psychotherapie

Muss meine vollständige Therapiedokumentation in die ePA?

Nein. Die vollständige Behandlungsdokumentation bleibt imPraxisverwaltungssystem. In die ePA gehören vor allem behandlungsrelevante,elektronisch vorliegende Daten aus der aktuellen Behandlung.

Können Patient:innen dem Einstellen von Dokumentenwidersprechen?

Ja. Bei sensiblen psychotherapeutischen Informationen müssenPatient:innen auf ihr Widerspruchsrecht hingewiesen werden. Ein Widerspruchsollte in der Behandlungsakte dokumentiert werden.

Wer hat Zugriff auf die ePA und kann meine Diagnosensehen?

Nein. Patientinnen und Patienten können Zugriffsrechtesteuern, einzelnen Einrichtungen den Zugriff entziehen und Dokumente verbergenoder löschen.

Muss ich die gesamte ePA regelmäßig prüfen?

Nein. Ein Zugriff erfolgt anlassbezogen, wenn dort relevanteInformationen für die Behandlung zu erwarten sind.

Welche Dokumente gehören in die ePA?

Vor allem behandlungsrelevante Dokumente aus der aktuellenBehandlung, die elektronisch vorliegen und denen Patient:innen nichtwidersprochen haben.

Gehören persönliche Notizen in die ePA?

Nein. Persönliche Arbeitsnotizen, Gedächtnisstützen undvorläufige Einschätzungen gehören nicht automatisch in die ePA.

Kann die Erstbefüllung abgerechnet werden?

Ja. Unter den geltenden Voraussetzungen kann dieErstbefüllung über die GOP 01648 abgerechnet werden.

Welche GOP, wie z.B. GOP 01431, gilt bei einerbereits befüllten ePA?

Ist bereits ein Dokument einer anderen Praxis oderEinrichtung vorhanden, kommt unter den entsprechenden Voraussetzungen die GOP01647 infrage.

Was gilt ohne persönlichen Behandlungskontakt?

Für eine Befüllung ohne persönlichen Kontakt oderVideosprechstunde kann unter den entsprechenden Voraussetzungen die GOP 01431relevant sein.

Ist die ePA vollständig?

Nicht unbedingt. Patient:innen können Dokumente verbergen,löschen oder Zugriffe einschränken. Die eigene Behandlungsdokumentation bleibtdeshalb die verlässliche Grundlage.

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