Mehr Zeit für Patient:innen: 3 Zeitspartipps für den Praxisalltag

Die Woche ist voll, Dokumentationen sind noch offen, Termine werden verschoben und die Abrechnung läuft im Hinterkopf mit. Oft kosten dabei nicht die großen Aufgaben die meiste Zeit, sondern viele kleine Unterbrechungen und Nacharbeiten.

Drei typische Zeitfresser lassen sich mit klaren Abläufen deutlich reduzieren:

1. Terminorganisation vereinfachen

Kurzfristige Absagen und Terminverschiebungen gehören zum Praxisalltag. Werden Änderungen an mehreren Stellen notiert, entsteht schnell doppelte Arbeit. Zwar eignen sich für regelmäßig stattfindende Sitzungen Serientermine, doch auch diese können ebenso wie blockierte Zeitfenster oder unterschiedliche Terminarten die Übersicht erschweren.

Unser Tipp: Den Kalender als zentrale Planungsstelle nutzen. Erfassen und bearbeiten Sie Termine möglichst nur an einem Ort. Verschiebungen sollten sich direkt im Kalender vornehmen lassen, ohne dass Termine neu angelegt werden müssen. Farblich gekennzeichnete Terminarten, klar sichtbare Arbeitszeiten und eingetragene Zeitblöcke für Dokumentation oder administrative Aufgaben erleichtern zusätzlich die Orientierung.

Der Kalender in Elefant unterstützt diese Arbeitsweise unter anderem mit einer übersichtlichen Wochenansicht, Serienterminen, Konflikthinweisen sowie der Möglichkeit, Termine direkt zu verschieben und unterschiedliche Terminarten kenntlich zu machen.

2. Dokumentation zeitnah erledigen

Offene Dokumentationen sammeln sich schnell an. Halten Sie deshalb zunächst die inhaltliche Behandlungsdokumentation möglichst direkt nach der Sitzung fest, solange die Inhalte noch präsent sind.

Unser Tipp: Reservieren Sie nach jeder Sitzung einige Minuten für die Dokumentation. Notieren Sie zunächst die zentralen Punkte und ergänzen Sie Details bei Bedarf im Anschluss. Eine einheitliche Struktur hilft dabei, schneller zu erfassen, welche Informationen bereits dokumentiert wurden und was noch ergänzt werden muss.

Die Dokumentation in Elefant bietet dafür einen flexiblen Editor, Textbausteine, Kategorien, Checklisten und eine Rechtschreibprüfung. Zusätzlich können Bilder und Dateien direkt eingefügt werden. So lässt sich die Dokumentation an die eigene Arbeitsweise anpassen und übersichtlich strukturieren.

Der Versionsverlauf zeigt Ihnen, welche Änderungen Sie in der Vergangenheit gemacht haben. Erfassen Sie auch die abrechnungsrelevanten Leistungen vollständig und zeitnah. Wir empfehlen, Leistungen möglichst direkt nach der Behandlung einzutragen. Eine strukturierte Dokumentation hilft außerdem, fehlende Angaben und spätere Korrekturen zu vermeiden.

3. Abrechnung laufend vorbereiten

Fehlende Angaben oder spät erfasste Leistungen sorgen vor Quartalsende für unnötigen Stress. Sinnvoll ist es, abrechnungsrelevante Daten bereits während des Quartals vollständig zu pflegen.

Unser Tipp: Abrechnungsdaten regelmäßig prüfen: Kontrollieren Sie Leistungen und Pflichtangaben einmal pro Woche, statt offene Punkte bis zum Quartalsende zu sammeln. So lassen sich Fehler frühzeitig erkennen und der Abrechnungsstress reduzieren.

Elefant unterstützt bei der KV-, Privat- und Selektivabrechnung. Integrierte Plausibilitätsprüfungen und das KBV-Prüfmodul helfen, mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen.

Weniger Aufwand durch klare Prozesse

Wer Termine zentral organisiert, zeitnah dokumentiert und Leistungen fortlaufend erfasst, spart wertvolle Zeit und reduziert Korrekturen.

Elefant hilft Ihnen, Ihre Praxisorganisation übersichtlich, effizient und verlässlich zu gestalten.

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