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Elektronische Patientenakte direkt in Elefant nutzen
Die ePA ist fest in Ihre vertraute Praxissoftware eingebunden. So greifen Sie direkt im Patientenkontext auf relevante Gesundheitsinformationen zu, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
Dokumente gezielt in die ePA einstellen und abrufen
Neue ePA-Inhalte direkt in Elefant öffnen
Elektronische Medikationsliste im Behandlungskontext nutzen
DiGA direkt in Elefant verordnen – einfacher, schneller und ohne Systemwechsel
Ihre interne Behandlungsdokumentation bleibt in Ihrer Praxissoftware und wird nicht automatisch in die ePA übertragen. Die elektronische Patientenakte dient als zusätzlicher Informationskanal, über den Sie ausgewählte Dokumente digital bereitstellen und freigegebene Gesundheitsinformationen anderer Einrichtungen einsehen können.
Diese ePA-Funktionen stehen Ihnen direkt in Elefant zur Verfügung
Funktion
Rufen Sie die elektronische Patientenakte direkt aus der jeweiligen Patientenakte über den Reiter „Dokumente und Berichte“ auf. Eine zusätzliche Anwendung außerhalb von Elefant ist dafür nicht erforderlich.
Gut für Sie:
Sie greifen direkt aus der Patientenakte auf die ePA zu.
Funktion
Übertragen Sie vorhandene Dokumente aus dem Bereich „Dokumente und Berichte“ in die ePA. Dateien, die noch nicht in Elefant hinterlegt sind, können Sie zusätzlich von Ihrem Praxis-PC hochladen.
Gut für Sie:
Sie übertragen vorhandene Dokumente ohne zusätzliche Upload-Schritte.
Funktion
Rufen Sie bereitgestellte Dokumente aus der ePA ab und laden Sie diese bei Bedarf herunter. In Elefant steht Ihnen dafür eine eigene Übersicht der heruntergeladenen Dokumente zur Verfügung.
Gut für Sie:
Sie finden relevante Dokumente schneller und gezielter.
Funktion
Filtern Sie die Dokumentenübersicht beispielsweise nach Typ, Dokumentenart, Fachrichtung, Einstelldatum oder Autor:in. So grenzen Sie die angezeigten Unterlagen gezielt ein. Die Suche basiert auf den in der ePA hinterlegten Metadaten, da keine Volltextsuche innerhalb der Dokumente vorgesehen ist.
Gut für Sie:
Sie finden relevante Dokumente schneller und gezielter.
Funktion
Öffnen Sie die elektronische Medikationsliste direkt im ePA-Bereich. Dort sehen Sie digital verordnete Arzneimittel sowie die von Apotheken ergänzten Dispensierinformationen.
Gut für Sie:
Sie behalten verordnete Medikamente und ergänzte Informationen zentral im Blick.
Befüllung und Abrechnung der ePA
Seit dem 1. Oktober 2025 müssen Praxen bestimmte elektronisch vorliegende Daten aus der aktuellen Behandlung in die ePA einstellen, sofern Patient:innen dem nicht widersprochen haben. Die erstmalige Befüllung kann unter den geltenden Voraussetzungen über die GOP 01648 abgerechnet werden.
In die ePA stellen Sie vor allem Dokumente ein, die für die weitere Behandlung relevant sein können.
Voraussetzungen:
- Das Dokument stammt aus der aktuellen Behandlung.
- Es liegt elektronisch vor.
- Sie haben es selbst erstellt oder erhoben.
- Ihre Patient:innen haben der Übertragung nicht widersprochen.
Dazu können beispielsweise Befundberichte gehören.
Nicht automatisch in die ePA gehören:
- vollständige Sitzungs- und Verlaufsdokumentationen
- persönliche Notizen
- vorläufige Einschätzungen
- interne Gedächtnisstützen
Diese Informationen bleiben in Ihrer internen Patientenakte in Elefant.
Wichtig: Patient:innen können darum bitten, dass zusätzlich eine Kopie ihrer Behandlungsdokumentation in die ePA eingestellt wird.
Welche GOP Sie abrechnen können, hängt davon ab, ob die ePA bereits befüllt wurde und ob ein Behandlungskontakt stattgefunden hat.
- GOP 01648 – Erstbefüllung: Sie befüllen die ePA als erste Praxis oder Einrichtung aktiv mit einem Dokument. Automatisch übertragene eRezept-Daten in der Medikationsliste zählen dabei nicht als Erstbefüllung.
- GOP 01647 – weitere Befüllung: In der ePA befindet sich bereits ein Dokument einer anderen Praxis, eines Krankenhauses oder einer zahnärztlichen Einrichtung.
- GOP 01431 – Befüllung ohne Behandlungskontakt: Die Befüllung erfolgt ohne persönlichen Kontakt und ohne Videosprechstunde. Die GOP kann nur unter den entsprechenden Abrechnungsvoraussetzungen angesetzt werden.
Hinweis: Die Regelung zur GOP 01648 gilt nach aktuellem Stand bis zum 31. Dezember 2026. Bitte beachten Sie die jeweils aktuellen Vorgaben der KBV.
Vorteile für Ihre Arbeit mit Patientenakten
Die ePA ist direkt in Elefant eingebunden. Dadurch bleiben Sie beim Abrufen und Bereitstellen von Unterlagen in Ihrer vertrauten Praxissoftware, statt zwischen verschiedenen Anwendungen und getrennten Abläufen wechseln zu müssen.
Arztbriefe, Befundberichte oder Entlassungsunterlagen aus anderen Einrichtungen können direkt im jeweiligen Patientenkontext eingesehen werden. Das reduziert die Suche nach Unterlagen und kann die Anamnese und Behandlung sinnvoll ergänzen.
Die elektronische Medikationsliste gibt Ihnen einen Überblick über per eRezept verordnete und von Apotheken ausgegebene Arzneimittel. So können Sie medikamentöse Behandlungen leichter in Ihre psychotherapeutische Einschätzung einbeziehen.
Ihre ausführliche Sitzungs- und Verlaufsdokumentation bleibt in der Patientenakte in Elefant. In die ePA stellen Sie nur die Dokumente ein, die dort für andere Behandelnde oder Ihre Patient:innen verfügbar sein sollen. Gerade bei besonders sensiblen psychotherapeutischen Daten bleibt diese klare Trennung wichtig.
Für bestimmte elektronisch vorliegende Daten aus der aktuellen Behandlung bestehen gesetzliche Befüllungspflichten. Da die ePA in Elefant integriert ist, lassen sich diese Aufgaben im bestehenden Patientenkontext bearbeiten und besser in die gewohnten Praxisprozesse einbinden.
So nutzen Sie die ePA in Elefant
ePA öffnen
Erfahren Sie, wie Sie die elektronische Patientenakte aus der jeweiligen Patientenakte in Elefant aufrufen.
Datei hochladen
Sehen Sie, wie Sie ein Dokument auswählen und in die ePA Ihrer Patientin oder Ihres Patienten einstellen.
Sobald der neue Web-Login und die mobile Nutzung von Elefant verfügbar sind, wird der Start perspektivisch auch direkt über ein iPad möglich sein.
Dokumente herunterladen
Wir zeigen Ihnen, wo Sie aus der ePA heruntergeladene Dokumente finden und wie Sie diese öffnen.
Medikationsliste
Erfahren Sie, wie Sie die elektronische Medikationsliste in Elefant aufrufen und die verfügbaren Informationen einsehen.
Patient:innen behalten die Kontrolle über ihre ePA
Patient:innen bestimmen, welche Inhalte für eine Praxis sichtbar sind und wie lange
der Zugriff besteht. Elefant zeigt Ihnen nur die ePA-Inhalte an, für die Ihre Praxis
eine entsprechende Berechtigung besitzt.
Zugriff im Behandlungskontext
Durch das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte erhält Ihre Praxis grundsätzlich für 90 Tage Zugriff auf die ePA. Eine zusätzliche PIN-Eingabe ist nicht erforderlich. Patient:innen können den Zeitraum verlängern, verkürzen oder den Zugriff vollständig entziehen.
Sichtbarkeit selbst bestimmen
Patient:innen können einzelne Dokumente verbergen oder bestimmten Praxen den Zugriff auf ihre gesamte ePA sperren. Inhalte, die für Ihre Praxis nicht freigegeben sind, werden Ihnen in Elefant nicht angezeigt.
Zugriffe nachvollziehen
Alle Zugriffe auf die elektronische Patientenakte werden protokolliert. Patient:innen können in ihrer ePA-App nachvollziehen, welche Praxis zu welchem Zeitpunkt auf ihre Akte zugegriffen und welche Aktion durchgeführt hat.
Sensible Daten besonders absichern.
Patient:innen können dem Einstellen einzelner Dokumente widersprechen, bereits hochgeladene Inhalte verbergen oder löschen und die Sichtbarkeit ihrer Medikationsliste einschränken. Bei psychotherapeutischen Informationen sind die besonderen Informationspflichten zu beachten.
Sie haben Fragen zur Modernisierung von Elefant?
Elefant wird moderner, ohne seine bewährten Stärken zu verlieren. Stabilität, Datenschutz und Sicherheit bleiben dabei zentrale Maßstäbe. Für einen ersten Überblick und allgemeine Fragen empfehlen wir Ihnen die Teilnahme an unserem Online-Seminar.
Möchten Sie darüber hinaus wissen, welche Neuerungen für Ihre Praxis relevant sind oder wie es individuell weitergeht, berät Sie unser Team gern persönlich.
Keine Neuigkeiten mehr verpassen
Erhalten Sie Informationen zur Modernisierung von Elefant und zu weiteren neuen Funktionen und zu kommenden Webinaren direkt per E-Mail. So bleiben Sie stets auf dem Laufenden!
Häufige Fragen zur elektronischen Patientenakte in Elefant
Öffnen Sie die jeweilige Patientenakte und wechseln Sie zum Reiter „Dokumente und Berichte“. Dort können Sie die elektronische Patientenakte direkt aufrufen. Sie benötigen weder eine zusätzliche Anwendung noch ein separat zu buchendes ePA-Modul.
Nein. In der Patientenakte von Elefant führen Sie weiterhin Ihre interne Behandlungs- und Verlaufsdokumentation. Die ePA ergänzt diese als einrichtungsübergreifender Informationskanal, über den ausgewählte Dokumente bereitgestellt und freigegebene Gesundheitsinformationen anderer Einrichtungen eingesehen werden können.
Nein. Ihre interne Dokumentation wird nicht automatisch vollständig in die ePA übernommen. Sie wählen gezielt aus, welche vorhandenen Dokumente Sie bereitstellen möchten. Ihre ausführliche Sitzungs- und Verlaufsdokumentation bleibt in der internen Patientenakte von Elefant.
Ja. Bereits in Elefant hinterlegte Dokumente können Sie über das Kontextmenü im Bereich „Dokumente und Berichte“ einstellen. Dateien, die nur auf Ihrem Praxis-PC gespeichert sind, wählen Sie über den Hochladen-Button aus oder fügen sie per Drag-and-drop hinzu.
Nein. Die ePA verarbeitet Dokumente im PDF/A-Format. Elefant wandelt Dateien, die diesem Standard noch nicht entsprechen, vor dem Hochladen automatisch um. Eine separate Konvertierung mit einem zusätzlichen Programm ist daher nicht erforderlich.
Die Suche erfolgt anhand der hinterlegten Dokumentinformationen. Sie können die Anzeige beispielsweise nach Dokumentenart, Fachrichtung, Einstelldatum oder Autor:in eingrenzen. Die Zuordnung zu Kategorien und Ordnern erfolgt über die Metadaten des jeweiligen Dokuments.
Für aus der ePA heruntergeladene Unterlagen steht Ihnen in Elefant eine eigene Übersicht zur Verfügung. Dort können Sie bereits abgerufene Dokumente im jeweiligen Patientenkontext wiederfinden und öffnen. Eine kurze Anleitung dazu finden Sie auch in den ePA-Erklärvideos.
Dokumente werden nicht unmittelbar innerhalb der ePA bearbeitet. Änderungen nehmen Sie zunächst lokal am jeweiligen Dokument vor. Anschließend kann die bearbeitete Datei als neue Version in der ePA bereitgestellt werden.
Die elektronische Medikationsliste enthält Arzneimittel, die per E-Rezept verordnet wurden, sowie die zugehörigen Dispensierinformationen der Apotheken. Sie können diese Informationen direkt im ePA-Bereich von Elefant aufrufen und im Behandlungskontext berücksichtigen.
Eine eAU lässt sich direkt über die eAU-Übersicht in die ePA hochladen. Für Formulare ist nach aktuellem Stand noch ein Zwischenschritt erforderlich: Das Formular wird als PDF gespeichert und anschließend über Elefant in die ePA eingestellt.