Quartalswechsel - Erstellung der Abrechnung (2026)

(0:00) Abrechnung online. Werte Kunden, wir möchten Ihnen heute in diesem Video zeigen, wie Sie mit Elefant ganz einfach die KV Abrechnung durchführen. Elefant unterstützt Sie mit wertvollen Hinweisen und führt Sie durch den Prozess. Bevor es zur Abrechnung geht, prüfen Sie bitte vorab einige Einstellungen, damit der Experte in Elefant für Sie und die Bedürfnisse Ihrer Praxis bestmöglich funktioniert. Gehen Sie bitte zuerst auf System und dann auf Abrechnung einstellen. Auf der.

(0:33) Linken Seite sehen Sie, dass bereits für die Abgabe das Format online eingestellt ist, sodass Sie die Datei dann im KV-Portal hochladen können. Auf der rechten Seite haben Sie diverse Einstellungen, die Sie für Ihre Praxis prüfen lassen können. Diese sind je nach Erfahrung und Praxis ganz individuell einstellbar. Worauf möchten Sie achten?

(0:55) Was soll Elefant für Sie prüfen? Sie können auch alle Häkchen löschen, wenn Sie bereits sehr sicher im Umgang mit Elefant sind. Am Anfang empfehlen wir jedoch die Einstellung zu setzen. Was wir immer empfehlen möchten, ist, dass Sie die Scheine ohne Leistung prüfen, auch die, die nur Grundpauschalen enthalten. So vermeiden Sie Nacharbeiten im Nachhinein, wenn die Abrechnung seitens der KV geprüft wurde und dann leere Scheine abgegeben wurden. Wenn alles soweit stimmt, dann können Sie mit einem Klick auf den Button okay bestätigen und das Fenster schließen. Gehen Sie danach bitte auf System und dann Software einstellen. Im letzten.

(1:37) Reiter auf der rechten Seite sehen Sie die Einstellungen für die TI Fachanwendungen. Diese werden teilweise vom System automatisch gesetzt, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, z.B. bei der ePA Stufe 3, das Elefant dies mit Zugang zur ePA automatisch erfüllt. Überprüfen Sie bitte, ob Sie für die übrigen Fachanwendungen alles notwendige beisammen haben. Neu sind mittlerweile Tim und EVDGA, also der Verordnung für.

(2:06) Digitale Gesundheitsanwendungen. Wenn Sie mit der Medisuite arbeiten, können Sie das hier auch schon auf Jah stellen, denn die Medisuite ermöglicht das Ausstellen von elektronischen Verordnungen für digitale Gesundheitsanwendungen. Bitte beachten Sie, wenn irgendwas auf nein eingestellt ist, dass Sie eine Kürzung der TI Pauschale bekommen. Lediglich der TI Messenger Tim ist hier.

(2:30) In diesem Moment noch nicht verpflichtend, daher auch noch auf Nein gestellt. Wenn alles stimmt, was Sie in der Praxis haben, dann wieder auf okay und bestätigen und das Fenster schließt sich. Gehen Sie danach in das Abrechnungsfenster. Dieses finden Sie auf der linken Seite über den Schnellzugriff. Hier auf Abrechnung KV klicken und das.

(2:52) Abrechnungsfenster öffnet sich. Sie sehen dann alle Scheine, die für dieses erste Quartal gebucht werden sollen. Es kann aber auch sein, dass Sie noch Scheine aus dem Vorquartal haben. Wenn Sie das bereits sicher wissen, können Sie das selbständig einstellen, indem Sie im Intervall einfach die Zeit noch mal ein wenig zurückdrehen. Elefant schaut jedoch auch immer ein Quartal zurück und erkennt nicht abgerechnete Scheine. Auf Nachfrage des Experten können Sie diese dann automatisch der aktuellen Abrechnung hinzufügen. Wir machen das jetzt hier einmal manuell, gehen zurück auf den 1.

(3:27) Oktober und Sie sehen, die Anzahl der Scheine hat sich verändert. Man sieht auch gut in der Spalte Quartal, dass es sowohl Scheine vom 4. Quartal 2025 und vom ersten Quartal 2026 gibt. Daher kann es sein, dass Sie für einige Patienten mit dieser Abrechnung zwei Abrechnungsscheine abgeben. Weiter unten in blauer Schrift sehen Sie noch mal alle TI Fachanwendungen, die Sie vorhin eingestellt haben. So sehen Sie noch einmal auf einen Blick, ob alles richtig ist. Falls nicht, gehen Sie zurück in.

(4:02) Die Praxiseinstellungen, um die Einstellungen anzupassen. Wir empfehlen allen Kunden bereits zwei bis 3 Wochen vor der tatsächlichen Abrechnung einmal die Abrechnung zu prüfen. Das ist sehr sinnvoll, weil Sie so frühzeitig mögliche Abrechnungsfehler entdecken, die entweder selbst oder mit Unterstützung des Supports behoben werden können. So ist am Tag der eigentlichen Abrechnungserstellung meist alles geklärt und die Datei kann ohne Mängel erstellt und versendet werden. Die Prüfung der Abrechnung ist nur in Elefant. Dabei werden keine Daten an die KV gesendet. Der Prozess läuft wie bei der normalen Abrechnung, jedoch ohne dass eine KVDi erstellt wird. Es.

(4:45) Werden alle Schritte in der Abrechnung einmal durchgeführt, inklusive der Berichte und Protokolle. Lediglich der letzte Schritt. Die Erstellung der Datei findet nicht statt. Jedoch haben Sie dann einmal alle Meldungen und können gegebenenfalls nachbessern oder ergänzen. Bei Unklarheiten ist das Team vom Support für Sie in der Zeit ebenfalls gut erreichbar. Wir starten jetzt hier jedoch den ganz normalen Abrechnungsprozess. Gleich zu Beginn ein Hinweis des Experten, dass Leistungen aus dem Vorquartal nicht archiviert wurden. Wie es dazu kommen kann, zeigen wir Ihnen am Schluss des Videos. Daher hier einmal mit okay bestätigen. Wir haben unsere.

(5:28) Scheine aus diesem Quartal und vom Vorquartal, die noch nicht gebucht wurden. Der Quickmode steuert sie durch die ganze Abrechnung. Im ersten Fenster wird noch mal gezeigt, wie wird die Abrechnungsdatei erstellt, wie eingestellt für den Onlineversand in das KVPortal bzw. zum Speichern auf einen USB-Stick. Sie brauchen hier nur einfach mit einem Jah bestätigen. Im Anschluss der Hinweis.

(5:54) Zum Intervall und für das Quartal, ob alles richtig eingestellt ist. Wenn alles stimmt, dann bestätigen Sie mit ja. Jetzt läuft die erste Prüfung im Hintergrund mit dem, was wir alles im Fenster Abrechnung eingestellt haben. Zum einen, ob ein gültiger TI Prüfnachweis vorhanden ist. Dies ist für den Erhalt der TI Pauschale notwendig. Hier an meinem Testrechner habe ich keine TI eingerichtet. Daher kann ich.

(6:22) Das hier ignorieren. Das sehen Sie auch, daß ich keine einzige Karte eingelesen habe. Wenn so etwas bei Ihnen passieren sollte, dann wenden Sie sich bitte an den Support. Dann prüfen wir gemeinsam ihre Tiinstellungen. Für diesen Fall können wir das Ganze jetzt einmal mit okay bestätigen, weil wir die TI jetzt für die Erstellung der Datei nicht benötigen. Klicken Sie auf okay und dann kommt das, was wir vorab eingestellt haben, einmal in einer Übersicht. Sie sehen noch einmal den Hinweis zum TI Prüfnachweis. Ebenso sehen Sie das Thema mit den Gebühren, ob die 35130.

(7:01) Oder 35131 erfasst wurde. Und darunter sehen Sie immer die Patienten. Das würde für alle Marker bzw. Einstellungen gelten, falls es Auffälligkeiten gibt. Hier ist die Liste jetzt relativ kurz. Ich sehe eine psychotherapeutische Sprechstunde nach Probatorik. Da könnte ich dann im Anschluss noch mal schauen, habe ich da irgendwie was mit dem Datum falsch gemacht oder ist das vielleicht auch okay, dass das so erfasst wurde? Sie.

(7:31) Können das Fenster jetzt schließen, denn im Anschluss öffnet sich ein separates Fenster. Viele drucken sich das auch gerne aus. Das ist tatsächlich nicht nötig, weil im Anschluss ein Fenster erscheint, indem Sie in jeden einzelnen Patienten sehen, der hier aufgelistet ist, mit dem jeweiligen Hinweis zur Abrechnung. Das ist ganz wichtig. Das sind keine Fehler, das sind Hinweise. Wie gesagt, schließen Sie das Fenster und Sie erhalten noch mal das Hinweisfenster in einer anderen Form, um.

(8:02) In die einzelnen Patienten zu gehen. Hier haben wir das schon. Und da sehen Sie wieder Gebühr erfasst oder die Sprechstunde nach Probatorik. Wenn ich mir das jetzt anschauen möchte, klicke ich mit Rechtsklick auf den Patienten und gehe auf Patientenakte öffnen. Und es öffnet sich die Akte des Patienten im Leistungsreiter. Ich kann mir noch mal anschauen, was habe ich da erfasst. Stimmt das vom Datum her? Sie können noch mal in ihrem Kalender gucken oder vielleicht in den Aufzeichnungen, die Sie gemacht haben und dann können Sie das ändern. Oder Sie.

(8:38) Sehen, dass alles richtig ist. Dieser grüne Balken zeigt Ihnen, in diesem Patienten waren Sie bereits einmal aktiv tätig. Es muss nicht heißen, dass Sie etwas geändert haben, aber sie wissen, wenn Sie z.B. eine relativ lange Liste haben, ob Sie diesen Patienten schon geprüft haben und daher brauchen Sie das Blatt davor auch nicht ausdrucken. Sie können, wenn Sie viele Sachen geändert haben, noch mal auf Abrechnung erneut prüfen gehen. In diesem Fall würden wir jetzt mit okay bestätigen. Dann kommt der Hinweis: Alle Scheine wurden erfolgreich gebucht. Elefant gibt Ihnen,.

(9:15) Wenn Sie Leistungen ändern, löschen oder hinzufügen, auch eine Meldung, dass es sinnvoll ist, die Abrechnung noch einmal zu prüfen. Dann beginnt der Prozess wieder von vorn und im Normalfall sind dann die Hinweise weg bzw. können ignoriert werden. Wir sagen jetzt okay. Alle Scheine wurden gebucht. Im nächsten Fenster fragt der Elefant, ob Sie Leistungen aus dem aktuellen Quartal ausschließen möchten. In diesem Fall möchten wir dies nicht tun. Sagen also nein. Sollten Sie ja klicken, können Sie.

(9:50) Einfach den Schein auswählen. Wir setzen hier jetzt die Abrechnung fort. Nun wird die KVDi erstellt. Dafür startet im Hintergrund das KBV Prüfmodul. Das dauert je nachdem, wie Ihr Rechner ausgelastet ist, unterschiedlich lang. Das kann wenige Sekunden dauern, bis hin zu 20 bis 30 Sekunden. Wenn das KBV Prüfmodul seine Arbeit getätigt hat, dann bekommen Sie eine Meldung. In diesem Fall ist die Prüfung.

(10:20) Fehlerfrei und die Abrechnungsdatei wurde erstellt. Herzlichen Glückwunsch. Sollten Sie tatsächlich geringe oder grobe Mängel haben, kommen Sie im Anschluss auf eine Liste, auf eine Seite mit einer Fehlerliste. Das sieht so ähnlich aus wie das hier. Und dort können Sie sich die einzelnen Fehler noch mal anschauen, die das KBV Prüfmodul gefunden hat und dann auch entsprechend bei uns in der Wissensdatenbank oder über die Quartalswechselseite diesen Fehler suchen und dann anzeigen.

(10:50) Lassen, was zu tun ist, um den Fehler zu beheben. Alle diese im Anschluss kommenden Listen können Sie schließen. Die kann man sich im Nachhinein noch einmal anschauen. Das brauchen Sie nicht auf Papier ausdrucken und abheften. Kommen wir nun zur Frage des Detailberichts. Dieser kann nur in diesem Schritt erstellt werden. Im Nachhinein ist eine Erstellung nicht mehr möglich. Daher empfehlen wir Ihnen, machen Sie das einmal und speichern Sie sich das Ganze einmal ab. Da haben Sie eine umfassende Übersicht über alle einzelnen Patienten mit Tag, Leistung und auch dem aktuellen Punktwert umgerechnet in den Eurobetrag.

(11:30) Sie sehen auch bei welchem Mandanten der Patient ist. Also gerade in einer mehrmandantenpraxis ergibt es Sinn, sich diesen erstellen zu lassen, um im Nachhinein zu schauen, wer welche Leistungen erfasst hat. Wie gesagt, gehen Sie auf Druck, speichern Sie das Ganze aber als PDF ab. Jetzt kommt der Kurzbericht. Den Kurzbericht kann man nicht überspringen. Der wird immer erstellt, da er eine Pflicht ist und mit.

(11:56) Übertragen wird. Den können Sie ebenfalls einfach abspeichern und dann diesen mit in einen Ordner, z.B. auf einer externen Festplatte, die Sie sicher verwahnen oder verschlüsseln, entsprechend mit abspeichern. Gehen Sie auf schließen und dann wird vom KBV Prüfmodul noch einmal die Abrechnungsdatei verschlüsselt. Das sieht immer so aus. Da passiert ein bisschen was im Hintergrund und im Anschluss haben wir dann eine XKM Datei,.

(12:23) Die dann entsprechend in das KV-Portal hochgeladen werden kann. Sie sehen hier auch, wo liegt die Datei und wie sie jetzt heißt. Daran ist erkennbar, es liegt immer nur eine einzige Datei in diesem Ordner. Sollten Sie also Abrechnungen exportieren, mehrere Exporte machen, dann würden diese Dateien überschrieben werden. Speichern Sie diese bitte immer vor Erstellung der nächsten Abrechnung ab, da der Speicherort mandantenübergreifend ist.

(12:53) Sie kommen nun schon in eines der letzten Fenster. Sollte bei Ihnen die KV Safenetseite eingestellt sein, können Sie auch hier auf Datei übertragen klicken, dann öffnet diese sich. Ebenfalls können Sie die Abrechnungsdatei einfach speichern und dann die nächste Abrechnung erstellen. Weiterhin ist wichtig in diesem Fenster, dass Sie bitte Abrechnung fertigstellen klicken, denn nur dann werden die Leistungen auch in das Archiv übernommen. Ansonsten, wenn Sie jetzt.

(13:23) Hier einfach auf das X klicken, Sie öffnen die Webseite, gehen ins KV Safenet auf die Portalseite, laden die Datei hoch, schließen das Fenster über X, bekommen Sie auch eine Meldung, dass dann die Abrechnung nicht komplett fertiggestellt ist. Viele machen es leider doch. Und dann sehen Sie das, wenn Sie im nächsten Quartal auf einmal in der Patientenakte in den erbrachten.

(13:47) Leistungen so ein gelbes Schloss neben den Leistungen sehen. Das ist der Hinweis, diese Leistungen wurden nicht archiviert. Das heißt nicht, dass sie nicht abgerechnet wurden. Sie wurden gebucht. Sie wurden in eine Datei geschrieben, aber nicht in das Archiv von Elefant übertragen. Dieses Fehlerbild können Sie verhindern, indem Sie Abrechnung fertigstellen klicken. Dann wird alles im Hintergrund ins Archiv geschoben und die Abrechnung ist beendet. Sie können jetzt auch in das Portal gehen, wählen dann vom Speicherort einfach die Datei aus, laden Sie in das KV-Portal, eventuell noch einen Sammelbericht oder DeQS Bögen und dann.

(14:28) Ist die Abrechnung für Sie erledigt. Alles ist dann im Archiv und wie man dann sieht, sind hier keine Scheine mehr drin, die gebucht werden können. Man kann sich die KV Dateien auch im Nachhinein noch mal anschauen. Wir hatten ja gesagt, Kurzbericht oder die ganzen Protokolle. Dafür gibt es hier extra einen Button, der heißt KV Datei zeigen. Wenn Sie da drauf klicken, öffnet sich ein Fenster und Sie sehen alle Abrechnungsdateien, die hier jemals erstellt wurden. Sie klicken die entsprechende Datei an und sagen dann Datei wählen und sehen dann z.B. den.

(15:05) Kurzbericht. Sie können diesen auch noch mal speichern. Auch die Protokolle, die Fehlerstatistiken und so weiter. Entweder im Nachhinein noch einmal anschauen und nachlesen oder abspeichern. Gerade im Nachhinein, wenn noch mal Fragen von der KV kommen. Sie müssen das also nicht alles auf Papier ausdrucken. Sie sehen, wenn Sie im neuen Quartal starten, in die Patientenakte gehen und im Reiter Leistungen bei den erbrachten Leistungen nachschauen, dass alles leer ist. Kein gelbes Schloss, also alles ist.

(15:39) Im Archiv. Natürlich kann man sich die Daten im Archiv auch angucken. Dafür gibt es auf der rechten Seite die Übersicht. Und wenn Sie auf die Übersicht klicken, dann sehen Sie alle bisher erbrachten Leistungen zurück bis auf den ersten Tag der Behandlung. Viel Spaß im neuen Quartal und bei der Erstellung der Abrechnung mit Elefant. เฮ.